10 Dicas Para Delegar Bem

Por Ernesto Artur Berg

01/10/2007

Eis as dez orientações para uma delegação eficaz.
1.Defina claramente o que está delegando.
Ninguém pode adivinhar o que você tem em mente. Diga com todas as letras o que você pretende:
a. O que deve ser feito;
b. Os resultados almejados em termos de qualidade e quantidade;
c. A data limite para sua execução;
d. O sistema de acompanhamento que pretende adotar (se diário, semanal, quinzenal, mensal etc.)

2. Defina o grau de autoridade e responsabilidade.
Não basta passar o abacaxi da responsabilidade da tarefa ao seu pessoal. É preciso também dar-lhes autonomia decisória para a alocar recursos e recorrer a pessoas em caso de necessidade, ou o abacaxi com certeza não será descascado. Diga a claramente a cada um quais as suas responsabilidades e os limites de autonomia decisória. Lembre-se porém de que, por mais que você delegue a responsabilidade da tarefa a alguém, perante a empresa, entretanto, o responsável final por ela será sempre você, já que é um trabalho de sua alçada entregue em confiança à outra pessoa.

3. Saiba a quem delegar.
Certifique-se de que a pessoa que recebeu a delegação tem o preparo, a experiência e a capacidade requeridas para executar o serviço. Caso contrário, você poderá estar se lançando num vôo cego.

4. Treine.
Caso seu colaborador não tenha os três requisitos anteriormente mencionados, mas demonstre potencial e boa vontade em aprender, então nada melhor do que treiná-lo.Você mesmo ou alguma outra pessoa habilitada pode fazer isso. Também poderá recorrer a cursos, estágios etc. Se investir na pessoa certa, o retorno não tardará a trazer frutos.

5. Delegue não apenas para os mais capazes.
Se delegar somente aos mais competentes, você os estará punindo com excesso de trabalho e gratificando os menos capazes com pouco trabalho. Além disso, a delegação é um dos melhores métodos para desenvolver pessoas, pois, na maioria das vezes, elas se sentirão motivadas e desafiadas. Dê oportunidade para que todos aprendam novidades e as coloquem em prática e ficará surpreso com algumas pessoas que já estavam no “freezer”, mas que, com a nova chance, renascem das cinzas, podendo inclusive aumentar a produtividade e voltar a progredir novamente.

6. Delegue o resultado, não o procedimento.
Certifique-se de que o colaborador entenda “o que” deve ser feito. O “como” deixe sob a responsabilidade dele, a menos que ele seja totalmente inexperiente no assunto. Neste caso treine-o antes. Deixando os procedimentos a cargo do subordinado, é possível que ele descubra formas novas e mais eficazes de executar uma tarefa ou obter novos resultados.

7. Conheça bem o seu pessoal.
Se não conhecer bem o seu pessoal, dará um tiro no escuro ao tentar acertar o alvo. Antes de delegar, conheça a competência de cada um, quem está mais apto a fazer o quê, suas limitações, seus planos e aspirações profissionais, seu grau de maturidade e iniciativa, potencial de crescimento etc. Assim você estará assegurando uma boa escolha ao delegar.

8. Seja acessível.
De nada adianta você se prontificar a responder perguntas e a ajudar nas dificuldades, se na primeira vez em que o colaborador aparece com dúvidas, você mostra um semblante de tigre irritado. Paciência e disposição em explicar fazem parte do processo de delegação. Assim, demonstre ao seu subordinado, com atos, que ele sempre poderá consultá-lo quando tiver uma dúvida. Após aprender o trabalho, ele deslanchará sem precisar perguntar-lhe mais.

9. Evite delegação para cima.
A delegação de baixo para cima acontece quando um colaborador seu vem lhe fazer uma pergunta e você responde: “Pode deixar comigo, que eu resolvo esse problema” ou então:“Vou descobrir a resposta e depois lhe direi”. Quem ficou agora com a tarefa nas mãos? Você, é claro. A atividade foi delegada de volta a você. Em vez disso poderia ter dito a ele para pesquisar ou recorrer a alguma outra pessoa que conheça o trabalho e, assim, ele mesmo encontrar a melhor opção. Nada impede, entretanto, que você dê algumas sugestões e orientações, desde que você não assuma a tarefa delegada.

Há três formas principais de delegar autoridade:

a. Diga ao empregado para analisar a tarefa ou problema e dar-lhe duas ou três soluções possíveis: você escolherá uma.

b. Diga a ele para analisar a tarefa ou problema e como pretende resolvê-lo, e depois, deixe-o implantar a solução, a menos que você, ao examinar a opção, não concorde com ela. Neste caso, explique o motivo da não-aceitação de sua idéia e elogie-o pelo esforço.

c. Diga a ele para resolver o problema, implantar a solução, e para, depois, mantê-lo informado do andamento dos trabalhos. A utilização desta terceira opção é mais aconselhável no caso de pessoas nas quais você confia e cuja qualidade e competência no trabalho você já conhece.

10. Avalie os resultados em conjunto com o subordinado.
Avalie os resultados em conjunto com o empregado, dando e recebendo feedback. Assim, você poderá verificar seus acertos (a propósito, não se esqueça de elogiá-lo por isso) e dizer-lhe o que ainda precisa melhorar em seu trabalho, se for o caso. Lembre-se de valorizar os acertos em vez de limitar-se somente a apontar erros. Saiba elogiar e, quandohouver erros, faça a crítica de forma construtiva, incentivando o colaborador a melhorar.
Afinal, com os erros também se aprende.

Ernesto Berg é Consultor em gestão de empresas, desenvolvimento organizacional e gerencial, especialista em negociação e desenvolvimento de pessoal. E-mail: berg@quebrandobarreiras.com.br