Organize seu tempo

Por Rogerio Martins

23/10/2007

 

Ricos ou pobres, todos temos em comum o tempo: nossas 24 horas não podem ser encurtadas ou estendidas, mas sim devidamente aproveitadas. Não quero dizer que devemos usar laboralmente nossas 24 horas - temos sim que saber dividir bem o tempo para acomodar produção, descanso e lazer. No entanto, ouço cotidianamente muita gente se queixar da velocidade da vida moderna, da ansiedade e da correria sem descanso.

A primeira coisa que recomendo é paradoxal: PARE. É preciso primeiro analisar com detalhe como está a rotina conduzida. Muitas vezes vejo pessoas que fazem infinitas atividades sem qualquer planejamento, somente reagindo aos estímulos de produção: há um problema, vá resolver. Este é um dos maiores ladrões de tempo: a reação por estímulo de urgência. Isso faz com que deixemos de lado o que é importante, nossa meta, nossa prioridade.

Para começar a controlar melhor o tempo que dispomos, precisamos definir metas e objetivos: o que queremos realizar naquele dia, naquela semana, em dois meses, assim por diante. É fundamental ter organização do que será feito, além de aprender a lidar com o tempo, o trabalho burocrático e mesmo o telefone.

De um ponto de vista prático, recomendo as atitudes abaixo para auxiliar em sua concentração e buscar um melhor uso do tempo:

• Faça um plano diário do que você quer realizar. Coloque este plano no papel, ou no computador, mas tenha isso bem claro; não deixe que este plano esteja somente na sua cabeça. Quando escrevemos, realizamos a primeira ação para que este plano se concretize.

• Desenvolva lista de metas a atingir (diárias, semanais, mensais e anuais). Não tenha medo que alguns pontos não saiam exatamente como planejados; é importante corrigir as metas periodicamente. Você verá que irá mais facilmente conquistar os objetivos e ter melhor noção do tempo que dispôs para isso.

• Tenha prioridades, e aprenda a pesar suas contra as de seu chefe ou de seus clientes. Não aceite passivamente metas que você sabe que não poderá atingir. Uma coisa é superação, vencer desafios. Outra é tentar fazer o impossível, o que não acontecerá de forma alguma.

• Tenha horário para trabalhar só e outro onde você está aberto para receber pessoas. Isso ajuda imensamente na organização. Pode parecer até pretensioso, mas ao ser posto em prática irá ajudar muito inclusive para aqueles que trabalham ao seu redor.

• Nunca tenha um papel mais do que duas vezes em suas mãos. Uma vez é muito melhor. Focalize para fazer isto. Não deixe pendências rolando por muito tempo, tente resolvê-las e finalizá-las.

• Aproveite a tecnologia - computadores, calculadoras, handhelds, celulares e telefones fixos. Mas não seja escravo deles. Procure usá-los de acordo com o seu primeiro planejamento, para que sejam eficazes na sua vida.

• Diminua o tempo gasto com leitura de negócios. Aprenda a folhear, marque o que for importante e posteriormente leia com detalhe. Muitas idéias saem mais facilmente quando juntamos artigos e textos de um assunto e podemos nos dedicar à leitura totalmente.

• Participe somente de reuniões importantes. A princípio, parece que todas são. Nem tanto: analise o que realmente precisa de sua presença (e eventualmente até de uma reunião, será que uma conversa informal pode adiantar?) e procure documentar o que foi falado e decidido para evitar possíveis repetições futuras.

• Faça negócios durante o seu almoço quando isso puder acrescentar positivamente ao seu dia-a-dia. Não tente anular o único momento de relaxamento e desestresse. Se não, agende horários viáveis para que você e seu convidado possam efetivar negócios. Não force seu corpo, lembre-se o quanto ele é caro!

• Procure fazer uma atividade física todos os dias, nem que seja uma caminhada de vinte minutos. Isso é excelente para aliviar sua cabeça e recuperar as energias.

• Por último, aprenda a delegar. Não concentre tudo em suas mãos, pois isso traz uma sobrecarga e a falsa sensação de insubstitubilidade. Use seu tempo e trabalho naquilo que somente você é capaz de realizar.

Rogerio Martins é Psicólogo, Professor Universitário, Consultor Organizacional e Palestrante sobre comportamento, gestão de pessoas e motivação humana. Sócio-Diretor da Persona Consultoria & Eventos. Autor do livro “Reflexões do Mundo Corporativo”.
Contato: (11) 6978-4354 / 6950-5201 ou rogerio.martins@personaconsultoria.com.br