Reuniões: como, quando e principalmente para quê? 

Por Gisela Kassoy

20/10/2007

Quase sempre que o cinema e a propaganda mostram um executivo trabalhando ele está numa reunião. E você? De quantas reuniões participa por mês? Só daí, pode-se avaliar a importância das reuniões em nossas vidas. E a tendência é que elas aumentem.

Há razões de sobra para isso: as decisões estão menos centralizadas, houve aumento da participação, aumentou o envolvimento entre diferentes áreas e entre cliente e fornecedor.

Por outro lado, diminuiu a disponibilidade de tempo dos participantes. É terrível estar numa reunião enquanto a mente divaga a respeito de outras preocupações.

Mesmo quando realmente necessárias, as reuniões podem ser extremamente desgastantes ou inúteis. Moral da história: o importante hoje é a qualidade das reuniões. Pensar um pouco antes de realizá-las garante um bom resultado.

Mas pensar no quê? Em primeiro lugar, na sua real necessidade. Certas empresas promovem reuniões devido a uma tradição. Será não podemos transformar esse ritual? Não podemos dispensar certas reuniões que são meros comunicados?

As reuniões mudaram também sua forma: são mais participativas, seus condutores está lá para estimular, ouvir, captar reações. Cada vez mais, as reuniões estão voltadas para trocas. Seja de informações, opiniões ou idéias, o importante é o intercâmbio, a possibilidade de nos ouvirmos uns aos outros e enriquecermos o produto final a partir do trabalho conjunto.

Outras reuniões são feitas para gerar comprometimento. Ou seja, mesmo que os participantes não foram responsáveis pelas decisões, o espaço para perguntar, questionar e discutir ações futuras ajuda o envolvimento futuro, e, portanto maximiza os resultados finais.

No fundo, a qualidade de uma reunião depende de três componentes básicos: o primeiro seria a agenda, que envolve a listagem dos assuntos a serem abordados, uma reflexão sobre o estilo de condução que a reunião demanda, sobre a forma de fechamento e a distribuição de tarefas posteriores.

O segundo componente é o comportamento: é muito comum as pessoas irem a uma reunião para “vender seu peixe”, mais do que para ouvir os demais. Como resultado, a reunião se torna uma chatice e não há troca de idéias, só argumentação.

A forma de comunicação também é importante: reuniões com mais de três pessoas não são ocasiões para se pensar em voz alta. Uma frase mal estruturada dispersa e desinteressa os demais. Mesmo que o conteúdo seja fundamental, não se expressar bem da primeira vez provoca desgaste. A segunda e terceira vez que a opinião for colocada já vai soar como insistência inútil.

Experimente esta breve reflexão antes da próxima reunião. Prepare-se para ela. Não vai levar mais do que 10 minutos.

Observe abaixo um roteiro que vai ajuda-lo a refletir sobre sua próxima reunião:

1. Qual(is) o(s) propósito(s) dessa reunião? Informar? Avaliar reações a uma decisão? Analisar problemas? Trocar e gerar idéias? Tomar decisões?

2. Este propósito será bem atendido através de uma reunião? Há alternativas?

3. Minha presença é realmente fundamental? Posso delegar minha participação à outra pessoa?

4. Em função dos propósitos da reunião, como devo me preparar? Quais informações devo obter? Quais idéias devo levar?

5. Em função desses propósitos, que atitude devo ter durante a reunião? Estou indo para “vender o meu peixe” ou para ouvir os demais? Estou aberto para as divergências?

6. Quanto tempo esta reunião deve durar? O tempo de duração é de conhecimento dos demais participantes? Como vamos nos estruturar para que a reunião dure o menor tempo possível?

Gisela Kassoy - Consultoria em Criatividade - www.giselakassoy.com.br