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Como Gerar maior Comprometimento nas reuniões de trabalho?

Por: Dalmir Sant'Anna

05/09/2008


Em diversos segmentos empresariais, industriais e em mercados cada vez mais dinâmicos, a celeuma e os conflitos são características naturais, pois haverá divergências de idéias, opiniões, visões, posicionamentos e histórico funcional. Prezar pela objetividade de assuntos, organização, pontualidade, produtividade e respeito aos participantes de uma reunião de trabalho, contribui para gerar pensamentos positivos sobre mudanças necessárias e a aplicabilidade de novas estratégias. A troca de informações o controle do tempo e o intercâmbio de experiências, estarão favorecendo positivamente para a coerente tomada de decisões estratégicas, gerando maior comprometimento nos acordos firmados durante uma reunião produtiva de trabalho.


A participação revela o interesse pelo assunto - Como a pior decisão é não adotar decisão alguma, a participação com sugestões, opiniões e apontamentos durante uma reunião de trabalho revela interesse pelo assunto, permitindo ao líder constatar pró-atividade em gerar resultados. Além de negativo, ficar durante uma reunião conversando paralelamente com outro colega demonstra desatenção e desinteresse. Quando este fato ocorre, o líder deve chamar o participante pelo nome através de um ato gentil para gerar uma mudança de atitude. A sua convocação para participar da reunião demonstra que suas idéias e sugestões são importantes e interessantes, desta maneira, valorize a sua participação observando a relevância de saber ouvir e falar no momento correto.


Realizar o convite por e-mail - Por permitir rápida comunicação e coerência com os avanços tecnológicos, o convite para participar de uma reunião de trabalho pode ser encaminhado através de um e-mail. Entretanto, é fundamental observar que, antes de apertar o botão "enviar", é necessário destacar o assunto principal que será abordado na reunião e também revisar atentamente a mensagem observando a data, o local e o horário da reunião, coibindo inclusive erros gramaticais e palavras equivocadas. Para gerar maior comprometimento nas reuniões de trabalho, a presença de pessoas relacionadas ao conteúdo será imprescindível e desta maneira, além da confirmação de leitura da mensagem, lembre de incluir uma pergunta sobre alguns itens do conteúdo que será abordado neste encontro. O destinatário terá conhecimento do assunto a ser abordado, horário de início e conseqüentemente estará com maior compromisso em participar da reunião.

Não seja prejudicado pelo tempo - Pela ausência de um planejamento e falta de uma seqüência cronológica dos assuntos que serão abordados em uma reunião de trabalho, há a impressão que o tempo esgota rapidamente e que metade dos assuntos não são comentados. Para evitar que sua reunião seja prejudicada pelo tempo, faça o registro das informações da reunião em uma agenda ou em uma folha devidamente preparada com antecedência, contando com uma introdução da data, horário, participantes e tema central da reunião para posterior arquivo. Programe um tempo para cada assunto, compartilhe os assuntos de maneira a evitar que algum participante se torne o centro das atenções, bem como, algum outro participante se omita de tudo o que está sendo comentado. É imprescindível realizar o registro dos assuntos que foram abordados e que foram acordados para, posteriormente, não cometer o equívoco de responder: "Eu não sabia nada sobre este assunto!".


Com o intuito de realizar uma reunião de trabalho mais produtiva e participativa, utilize uma breve dinâmica, de acordo com a disposição do ambiente, das cadeiras e das mesas. Outra dica interessante é iniciar a reunião com um pensamento motivacional para gerar uma reflexão. Ao realizar o convite aos participantes, deixando evidenciado o motivo da reunião e coibindo não ser prejudicado pelo tempo, o desempenho, a produtividade e o envolvimento dos assuntos a serem tratados, estarão permitindo dinamismo e maior comprometimento.


Dalmir Sant’Anna – Palestrante Mágico®, autor do livro "Menos pode ser Mais" (editora Odorizzi), pós-graduado em Gestão de Pessoas, bacharel em Comunicação Social e mágico profissional. Visite o site: www.dalmir.com.br.

 

Manter os clientes é uma missão que poucas empresas conseguem realizar, principalmente quando estes são atendidos de qualquer forma, sem qualidade ou mesmo com a importância que cada consumidor deve receber.
Muitas organizações aderem aos programas (softwares) de CRM e nem sabem como utilizá-lo, ou mesmo sua verdadeira função, então culpam sempre as máquinas e seus respectivos programas pela perda de clientes ao longo do tempo.
Mas como se sabe a máquina, computador, só fará aquilo que for solicitado, só poderá trabalhar com informações que forem inseridas e que necessitam sempre de uma pessoa para colocar os dados em sua memória, mesmo assim é possível notar que muitas vezes o CRM é apenas mais um banco de dados da organização.
Levando em conta que muitas empresas deixam o cliente partir para a concorrência porque não sabem lidar com eles, é bem provável que você perceba todo o esforço para obter novos consumidores, mas que o mesmo não é feito com o cliente já existente.
Só que não há necessidade da empresa manter todos os clientes que conquista, a não ser que ela adore os consumidores que falam mal dos produtos, que utilizam os mesmos produtos de forma errada e que a culpa é sempre da empresa.
A relação entre o cliente e a empresa pode ser muito mais íntima quando o relacionamento interno atinge um nível de excelência, e que algumas organizações ainda não entendem os motivos pelos quais seus colaboradores são seus primeiros clientes.
Com o aumento da concorrência também é fácil notar que as organizações que melhor atendem seus consumidores são as que conseguem manter uma base fiel, investindo no prolongamento da relação e atendendo cada vez melhor seus consumidores, para evitar que os concorrentes entrem em seu território.
Mas todos os esforços destas empresas tem como premissa a percepção do consumidor, toda a sua cadeia de valor tem um foco bem definido e a organização trabalha em conjunto.
O que também pode atrapalhar a manutenção dos consumidores é a falta de conhecimento de que cada colaborador é responsável pela percepção do cliente, e que um simples gesto pode fazer com que este cliente mude para o concorrente, e você sabe que se for mal atendido por qualquer pessoa de um ponto de venda tende a não voltar ali.
Então as organizações iniciam todo o percurso novamente, prospectar clientes, fazer com que a percepção destes clientes esteja voltada realmente para aquilo que os produtos ou serviços oferecem de vantagens sobre a concorrência e com um bom trabalho no relacionamento.
Na verdade o relacionamento tem um início no momento em que o cliente entra em uma loja, faz contato com um vendedor, ou é atendido por outra pessoa da empresa, e que esta relação não é apenas no momento em que o cliente adquire um produto ou serviço, mas está mais ligado ao lado humano da organização, e que algumas vezes faz toda a diferença, mesmo sem a aquisição de algum produto, algo que muitas empresas encaram de forma errada e acabam perdendo muitos clientes com o passar do tempo.
Relacionamentos com consumidores não possuem início, meio e fim, mas possuem um início que, se desastroso causa seu fim, então é necessário que a organização tenha uma cultura onde o ser humano seja atendido corretamente, com respeito, ética e atenção.