Um dos assuntos que causa mais comoção é a padronização, o pessoal fica olhando de lado. Esta palavra PADRONIZAÇÃO traz junto com ela, pela nossa cultura, o conceito de amarras, de algo imutável, de uma estrutura rígida, de falta de flexibilidade. Afinal nós somos e nos vangloriamos de ser o país do jeitinho, não é?

Este é um conceito deturpado da padronização, pois a padronização exige sim o rigor de se estabelecer como as coisas precisam ser feitas. Mas embutido na padronização está também o conceito de que se deve aplicar a melhoria contínua: enxergando formas melhores ou mais efetivas de se fazer, o que quer que seja. Então essa nova forma de fazer é testada, e se aprovada, torna-se o novo padrão.

A padronização traz consigo a liberdade de criar, deixa para trás o receio e o medo de errar, pois indica exatamente o que deve ser feito e como deve ser feito, possibilita o desenvolvimento das pessoas e dos processos e, conseqüentemente, das empresas.

Vejamos cada um destes itens em separado:

1. O Fim Do Receio E Do Medo
A padronização exige que se escreva o que se produz, como se produz e para quem se produz. Este conjunto de descrições informa, aos que executam as atividades de produção desse bem ou serviço padronizado, exatamente o que tem que ser feito, ou seja, informa o que se espera que ele faça e como devem fazer. Sem dubiedade e sem mudanças de humor de chefes e supervisores.

Com a padronização o resultado esperado do empregado é descrito de forma a não haver dúvidas, eliminando os receios e mal entendidos tão comuns em nossas empresas.

O empregado sabe e conhece o que deve fazer, e pelo que será cobrado, eliminando ansiedade, receio e o medo.


2. O Desenvolvimento Da Pessoa
Como o empregado sabe perfeitamente o que se espera dele e sabe elaborar ou executar a sua atividade, ele pode e deve ser investir o seu tempo e capacidades, não somente na sua atividade, mas também no aprimoramento do processo de produção ou elaboração.

Com isto o empregado deixa de ser mão de obra, e age com mais inteireza, mais ativamente, questionando o processo, propondo e testando melhorias. Isto coloca cada empregado mais próximo da sua realização profissional, ele é um ser humano pleno em uma atividade produtiva, onde ele pode fazer a diferença.


3. O Desenvolvimento Dos Processos

Com o questionamento do processo, a proposição e teste de alterações que possibilitem ganhos, os processos também evoluem, aprimoram-se. Este aprimoramento tem o nome de melhoria contínua. Este aprimoramento de processos tem um único caminho e um único nome: aumento de produtividade.


4. O Desenvolvimento Da Empresa

A empresa também melhora como reflexo:
- dos empregados plenos e ativos;
- dos empregados que sabem o que se espera deles;
- dos processos padronizados e em constante otimização;
- da produtividade crescente; e
- dos "benchmarkings" internos, ou disseminação de melhores práticas.


Mas até agora você só falou de padronização, e a gestão do conhecimento? O que tem uma a ver com a outra?

Pois é, a padronização é uma das ferramentas básicas da gestão do onhecimento.

A padronização garante, que na ausência de qualquer empregado, por qualquer motivo, haja um padrão que define o que deve ser feito e como deve ser feito. Com isto o conhecimento permanece na empresa, e não somente na cabeça de uns poucos empregados, servindo também de base para o treinamento de novos empregados. Ajuda e alavanca a comparaçãao e a disseminação do conhecimento, internamente à empresa.

O histórico da padronização, registrando a evolução de como as coisas foram sendo feitas, ajudam a dar uma visão da evolução do processo de elaboração ou confecção, não permitindo que se volte atrás, com proposições já testadas e abandonadas.

Portanto a padronização é um dos instrumentos básicos da Gestão do Conhecimento: a padronização ajuda a tornar perene e disponível o conhecimento testado e aprovado na empresa, registra a sua evolução, dissemina o conhecimento e alavanca comparações, ajudando a estabelecer melhores práticas ("benchmarking").



Carlos Alberto de Faria é sócio diretor da Merkatus - Fonte: Merkatus