Matriz de Priorização
Por Raúl Candeloro
15/12/2008
Muitas pessoas passam horas e horas no trabalho,
sempre resolvendo questões delicadas, apagando
incêndios, sem ter tempo para mudar e
implementar questões estratégicas que de fato
podem melhorar o negócio, inclusive diminuindo o
surgimento de problemas.
Existe, hoje, diversas formas de analisar o que
deve ser feito primeiro em uma empresa. A
análise vai muito além do problema ou solução em
si. Envolve colaboradores, missão estratégica de
negócio e, principalmente, os clientes.
A ferramenta utilizada para a análise das
priorizações na empresa chama-se matriz de
priorização. Hoje veremos o que é e como
utilizar dois dos modelos dessa ferramenta:
1 – Matriz G.U.T (para priorizar problemas a
serem tratados)
Considera a Gravidade, a Urgência e a Tendência
do problema:
Gravidade: impacto do problema sobre operações e
pessoas da empresa. Efeitos que surgirão a longo
prazo em caso de não resolução.
Urgência: o tempo disponível ou necessário para
resolver o problema.
Tendência: potencial de crescimento (piora) do
problema.
É necessário que cada problema a ser analisado
receba uma nota de 1 a 5 em cada uma das
características: gravidade, urgência e
tendência.
NOTA, Gravidade; Urgência e Tendência:
5; Extremamente grave; Extremamente urgente; Se
não for resolvido e
piora imediatamente.
4; Muito grave; Muito urgente e Vai piorar a
curto prazo
3; Grave; Urgente e Vai piorar a médio prazo
2; Pouco grave; Pouco urgente e Vai piorar a
longo prazo
1; Sem gravidade; Sem urgência e Sem tendência
de piorar
Exemplo da aplicação:
Matriz de Priorização – G.U.T – para priorização
de problemas
PROBLEMAS -----------------------
G U T Total
Priorização
- Atraso na entrega
4 4 3
11
2°
- Alto gasto com materiais
2 2 1
5
4°
- Baixo índice de recompra
5 4 4
13
1°
- Problemas diciplinares
3 2 3
8
3°
De acordo com esse exemplo a prioridade é o de
“baixo índice de recompra dos clientes”, pois é
o que apresenta uma pontuação maior, de acordo
com as notas colocadas.
Sabendo-se qual problema deve ser resolvido
primeiramente, temos, então, de identificar as
soluções que podem ser colocadas em prática.
Certamente para cada um dos problemas
apresentados acima na Matriz G.U.T, teremos
muitas soluções sugeridas.
Entramos aqui em uma nova dúvida de priorização:
que soluções devem ser aplicadas primeiramente?
2 – Matriz B.A.S.I.C.O (para priorizar soluções
a serem tomadas)
A priorização das soluções é importante para
permitir a elaboração de um plano de implantação
e de resolução do problema. A matriz indicada
para isso é a matriz B.A.S.I.C.O. que considera
os Benefícios para a organização; a Abrangência
de pessoas beneficiadas pela solução; a
Satisfação dos colaboradores; os Investimentos
necessários; Cliente e o efeito que a solução
terá neles; e a Operacionalidade da solução.
Como na Matriz G.U.T, devemos atribuir para cada
solução proposta uma nota de 1 a 5 para:
Nota; Benefícios; Abrangência; Satisfação
interna; Investimentos; Cliente e Operação:
5; De vital importância; Total (de 70 a 100%);
Muito grande; Pouquíssimo investimento; Impacto
muito grande com o cliente e Muito fácil.
4; Significativo; Muito grande (de 40 a 70%);
Grande; Algum investimento; Impacto grande e
Fácil.
3; Razoável; Razoável ( de 20 a 40%); Média;
Médio investimento; Bom impacto e Média
facilidade.
2; Poucos benefícios; Pequena ( de 5 a 20%);
Pequena; Alto investimento; Pouco impacto e
Difícil.
1; Algum benefício; Muito pequena; Quase não é
notada; Altíssimo investimento; Nenhum impacto e
Muito difícil.
Exemplo da aplicação:
Problema: baixo índice de recompra entre os
clientes, gerando altos custos na aquisição de
novos clientes e diminuindo a lucratividade de
uma venda.
Matriz de Priorização – B.A.S.I.C.O – para
priorização de soluções
Soluções
B A S I C O Total
Prior.
Comparar e analisar produtos c/ concorrentes
5 5 2 4 4 3
23
2°
Ter ofertas especiais a quem já é cliente
4 5 4 4 4 4
25
1°
Realizar pesquisa de satisfação com clientes
4 5 4 2 4 3
22
3°
Montar uma equipe de vendedores especializada
2 3 3 2 3 2
15
4°
Todas as soluções acima são muito importantes e
devem ser colocadas em prática (com exceção da
última solução proposta, que deverá ser
analisada sobre outros aspectos, já que teve uma
pontuação baixa na matriz).
Porém, com a utilização da Matriz B.A.S.I.C.O,
descobrimos que a primeira solução a ser
aplicada é “ter ofertas/benefícios especiais
para quem já é cliente”.
Personalização
Você pode desenvolver sua própria matriz de
priorização, colocando o que analisar nas
“linhas” e as características que você irá
analisar nas “colunas” da matriz.
Depois, defina graus de importância (de 1 a 5,
sendo 1 pouco importante e 5 muito importante)
para cada um dos critérios (colunas).
Em seguida, dê as notas para cada um dos itens a
ser analisados (linhas), também de 1 a 5,
seguindo a mesma lógica das matrizes aqui
apresentadas.
Por fim, multiplique a nota que cada dado
recebeu pelo peso da característica. Faça a soma
final, por linha, e você encontrará que item
deverá ser escolhido/priorizado.
Exemplo – Você quer comprar um carro, mas está
em dúvida quanto ao modelo.
Então, você deve colocar nas “linhas” da tabela
que carros quer avaliar. Nas “colunas” você
coloca os atributos que quer comparar (preço,
conforto, mecância, tamanho etc.).
Para cada um desses atributos, dê um peso de 1 a
5 de acordo com o grau de importância que cada
um tem para você.
Por fim, dê nota para o carro “x” de acordo com
o atributo preço, por exemplo. É muito caro (1)
ou muito barato (5). E assim por diante.
A nota que você der, multiplique pelo peso do
atributo. No final, faça a soma e a ferramenta
irá lhe mostrar qual carro é o mais indicado
comprar.
Você pode utilizar a matriz para a contratação
de vendedores, para a escolha de fornecedores.
Também pode utilizar para a escolha de um novo
apartamento ou até para decidir onde sua família
passará as férias!
Raúl Candeloro (raul@vendamais.com.br) é palestrante
e editor das revistas VendaMais®, Motivação® e
Liderança®, além de autor dos livros Venda Mais,
Correndo Pro Abraço e Criatividade em Vendas.
Formado em Administração de Empresas e mestre em
empreendedorismo pelo Babson College, é responsável
pelo portal www.vendamais.com.br.
