Matriz de Priorização
Por Raúl Candeloro
15/12/2008

Muitas pessoas passam horas e horas no trabalho, sempre resolvendo questões delicadas, apagando incêndios, sem ter tempo para mudar e implementar questões estratégicas que de fato podem melhorar o negócio, inclusive diminuindo o surgimento de problemas.

Existe, hoje, diversas formas de analisar o que deve ser feito primeiro em uma empresa. A análise vai muito além do problema ou solução em si. Envolve colaboradores, missão estratégica de negócio e, principalmente, os clientes.

A ferramenta utilizada para a análise das priorizações na empresa chama-se matriz de priorização. Hoje veremos o que é e como utilizar dois dos modelos dessa ferramenta:

1 – Matriz G.U.T (para priorizar problemas a serem tratados)
Considera a Gravidade, a Urgência e a Tendência do problema:
Gravidade: impacto do problema sobre operações e pessoas da empresa. Efeitos que surgirão a longo prazo em caso de não resolução.
Urgência: o tempo disponível ou necessário para resolver o problema.
Tendência: potencial de crescimento (piora) do problema.

É necessário que cada problema a ser analisado receba uma nota de 1 a 5 em cada uma das características: gravidade, urgência e tendência.

NOTA, Gravidade; Urgência e Tendência:

5; Extremamente grave; Extremamente urgente; Se não for resolvido e
piora imediatamente.

4; Muito grave; Muito urgente e Vai piorar a curto prazo

3; Grave; Urgente e Vai piorar a médio prazo

2; Pouco grave; Pouco urgente e Vai piorar a longo prazo

1; Sem gravidade; Sem urgência e Sem tendência de piorar

Exemplo da aplicação:
Matriz de Priorização – G.U.T – para priorização de problemas
PROBLEMAS ----------------------- G U T Total Priorização
- Atraso na entrega 4 4 3 11 2°
- Alto gasto com materiais 2 2 1 5 4°
- Baixo índice de recompra 5 4 4 13 1°
- Problemas diciplinares 3 2 3 8 3°

De acordo com esse exemplo a prioridade é o de “baixo índice de recompra dos clientes”, pois é o que apresenta uma pontuação maior, de acordo com as notas colocadas.

Sabendo-se qual problema deve ser resolvido primeiramente, temos, então, de identificar as soluções que podem ser colocadas em prática. Certamente para cada um dos problemas apresentados acima na Matriz G.U.T, teremos muitas soluções sugeridas.

Entramos aqui em uma nova dúvida de priorização: que soluções devem ser aplicadas primeiramente?

2 – Matriz B.A.S.I.C.O (para priorizar soluções a serem tomadas)
A priorização das soluções é importante para permitir a elaboração de um plano de implantação e de resolução do problema. A matriz indicada para isso é a matriz B.A.S.I.C.O. que considera os Benefícios para a organização; a Abrangência de pessoas beneficiadas pela solução; a Satisfação dos colaboradores; os Investimentos necessários; Cliente e o efeito que a solução terá neles; e a Operacionalidade da solução.
Como na Matriz G.U.T, devemos atribuir para cada solução proposta uma nota de 1 a 5 para:

Nota; Benefícios; Abrangência; Satisfação interna; Investimentos; Cliente e Operação:

5; De vital importância; Total (de 70 a 100%); Muito grande; Pouquíssimo investimento; Impacto muito grande com o cliente e Muito fácil.

4; Significativo; Muito grande (de 40 a 70%); Grande; Algum investimento; Impacto grande e Fácil.

3; Razoável; Razoável ( de 20 a 40%); Média; Médio investimento; Bom impacto e Média facilidade.

2; Poucos benefícios; Pequena ( de 5 a 20%); Pequena; Alto investimento; Pouco impacto e Difícil.

1; Algum benefício; Muito pequena; Quase não é notada; Altíssimo investimento; Nenhum impacto e Muito difícil.

Exemplo da aplicação:
Problema: baixo índice de recompra entre os clientes, gerando altos custos na aquisição de novos clientes e diminuindo a lucratividade de uma venda.

Matriz de Priorização – B.A.S.I.C.O – para priorização de soluções
Soluções B A S I C O Total Prior.
Comparar e analisar produtos c/ concorrentes 5 5 2 4 4 3 23 2°
Ter ofertas especiais a quem já é cliente 4 5 4 4 4 4 25 1°
Realizar pesquisa de satisfação com clientes 4 5 4 2 4 3 22 3°
Montar uma equipe de vendedores especializada 2 3 3 2 3 2 15 4°

Todas as soluções acima são muito importantes e devem ser colocadas em prática (com exceção da última solução proposta, que deverá ser analisada sobre outros aspectos, já que teve uma pontuação baixa na matriz).

Porém, com a utilização da Matriz B.A.S.I.C.O, descobrimos que a primeira solução a ser aplicada é “ter ofertas/benefícios especiais para quem já é cliente”.

Personalização

Você pode desenvolver sua própria matriz de priorização, colocando o que analisar nas “linhas” e as características que você irá analisar nas “colunas” da matriz.
Depois, defina graus de importância (de 1 a 5, sendo 1 pouco importante e 5 muito importante) para cada um dos critérios (colunas).
Em seguida, dê as notas para cada um dos itens a ser analisados (linhas), também de 1 a 5, seguindo a mesma lógica das matrizes aqui apresentadas.
Por fim, multiplique a nota que cada dado recebeu pelo peso da característica. Faça a soma final, por linha, e você encontrará que item deverá ser escolhido/priorizado.
Exemplo – Você quer comprar um carro, mas está em dúvida quanto ao modelo.
Então, você deve colocar nas “linhas” da tabela que carros quer avaliar. Nas “colunas” você coloca os atributos que quer comparar (preço, conforto, mecância, tamanho etc.).
Para cada um desses atributos, dê um peso de 1 a 5 de acordo com o grau de importância que cada um tem para você.

Por fim, dê nota para o carro “x” de acordo com o atributo preço, por exemplo. É muito caro (1) ou muito barato (5). E assim por diante.
A nota que você der, multiplique pelo peso do atributo. No final, faça a soma e a ferramenta irá lhe mostrar qual carro é o mais indicado comprar.

Você pode utilizar a matriz para a contratação de vendedores, para a escolha de fornecedores. Também pode utilizar para a escolha de um novo apartamento ou até para decidir onde sua família passará as férias!

Raúl Candeloro (raul@vendamais.com.br) é palestrante e editor das revistas VendaMais®, Motivação® e Liderança®, além de autor dos livros Venda Mais, Correndo Pro Abraço e Criatividade em Vendas. Formado em Administração de Empresas e mestre em empreendedorismo pelo Babson College, é responsável pelo portal www.vendamais.com.br.