10 Dicas para apresentar o portfólio de produtos e serviços em feiras de negócios
Por Tahnee Yarian Baer
11/09/2009

Com entusiasmo e confiança, muitas empresas do setor de embalagens (a exemplo dos 38% de nossos anunciantes) também têm apostado nas feiras como alternativa direta para encontrar o maior número de compradores possíveis para seus produtos em curto espaço de tempo.
O investimento é alto. Entre locação e montagem de estandes, viagens, hospedagens etc. é necessário um bom planejamento estratégico para colher resultados satisfatórios. Em artigo nesta mesma edição, contribuiremos com maiores informações sobre o tema. Por enquanto, as 10 dicas valem para auxiliá-lo a produzir o material gráfico para distribuição na feira, alinhado aos objetivos que se quer comunicar ao público visitante.

1. Reúna informações sobre a feira

Em primeiro lugar, porque você está participando? Por uma infinidade de motivos e entre eles há um importantíssimo, quase nunca mencionado abertamente: "ouvi dizer que é muito boa para fechar pedidos". Isto é o buzz mar¬keting.
Conforme Arthur D. Little, "trata-se de uma das novas estratégias de mar¬keting que encoraja indivíduos da sociedade a repassar uma mensagem de marketing para outros, criando potencial para o crescimento exponencial tanto na exposição como na influência da mensagem. Como os vírus reais, tais estratégias aproveitam o fenômeno da rápida multiplicação para levar uma mensagem a milhares e até milhões de pessoas". (fonte: wikipedia)
Muitas empresas acabam deixando de explorar o potencial gerador de negócios em feiras por causa do fenômeno do buzz marketing. Acreditam que somente o fato de estarem presentes é suficiente para atrair compradores. Com isso, deixam de explorar um potencial muito maior, já que não estudam detalhadamente todas as informações disponíveis sobre a edição anterior da feira e as projeções da próxima. Afinal, os manuais de marketing, releases, rodadas de negócios etc. tem particularidades que devem ser analisadas de acordo com o seu objetivo principal. Se a sua empresa não está no centro do negócio em torno do qual a feira é organizada, recomendamos que concentre seus recursos e tempo para atingir o público específico dentro do universo de visitantes, com releases e propaganda direcionada.

2. Reveja o seu portfólio

Algo em torno de 64% dos visitantes vão a 15 stands a mais por causa dos catálogos e materiais impressos que são distribuídos; 88% deles consultam mais de sete vezes o catálogo e outros materiais impressos após término do evento (Fonte CEIR: Center for Exhibitions Industry research. www.ceir.org).
Você está pensando em excluir algo de sua linha de produtos nos próximos meses? Então é o momento de antecipar esta decisão para não frustrar o cliente que procurar por aquele produto posteriormente, tendo-o visto em seu material impresso. Mesmo porque, se ele o adquire logo após a feira, você será capaz de prestar assistência técnica de algo que não fabrica mais? A situação pode tornar-se inviável.

3. Atualize todos os seus dados

Apesar de ser muito comum acontecer e não ser um grave problema, a falta de cuidado com a atualização de telefones fixos, celulares, websites, endereços, e-mails e outros dados dificulta o contato após o término da feira. Você pode dizer: "Não tive tempo de fazer cartões de visita com meu novo número de celular, mas posso anotá-lo na hora em que eu entregar para alguém. Ok, resolvido." E se ele não entender a sua caligrafia? É um ruído na comunicação que atrasa consideravelmente o contato.

4. Converse com os seus vendedores antes de "brifar" o layout

Se você optou por elaborar um novo folder, catálogo ou qualquer outra peça de apoio, faça uma reunião com os seus vendedores e anote todas as informações que eles julgarem imprescindíveis constarem no material, dúvidas, sugestões e idéias. Provavelmente, eles formarão a equipe de vendas que atenderá os clientes no estande e precisam do apoio destes impressos para recordar dados técnicos, condições de pagamento etc.

5. Faça as melhores fotografias de seus produtos, da empresa, equipe, prêmios, etc. Mas ouça o designer!

Com as informações acima em mãos, é hora de fazer uma reunião com o responsável pelo desenvolvimento do impresso. Você já tem uma série de preferências particulares e também opiniões da equipe de vendas e diretoria que certamente constituem uma influência importante na criação. Porém, o designer precisa de um pouco de liberdade para compor visuais de impacto e condensar os textos. Uma dica: se a empresa já possui um manual de identidade visual, este deve ser obedecido. Lembre-se: o design não existe para ser "bonito", mas sim "comunicativo para as vendas".

6. Mais alguém irá participar?

Caso a empresa tenha alguma parceria para divulgação de produtos e serviços em conjunto com outra, é fundamental que todas as etapas no desenvolvimento do material gráfico de divulgação sejam acompanhadas por ambas as partes.

7. Não esqueça que a peça, estande e equipe de atendimento devem ser uniformes

Ou seja, a linguagem visual de todos deve ser harmônica. Exemplificando: se o estande possui uma decoração luxuosa, equipe de promotores elegantes, serviço de buffet etc., não economize produzindo um impresso medíocre! Isto fere as expectativas dos clientes. Invistam no apelo visual de acabamentos especiais, amostras e brindes. Um estande um pouco mais modesto também deve apresentar materiais gráficos de boa qualidade. Afinal, somos integrantes da indústria gráfica, certo?

8. A gráfica e o prazo

Esta é a mais comum e perigosa das situações. Portanto, a dica é simples e clara: não deixe para imprimir seu portfólio na última hora. As chances de o material sair errado são grandes e a dor de cabeça para resolver o problema irá atrapalhar o seu bom desempenho na feira.

9. Faça um teste com o consumidor!

Apresente o portfólio a um cliente de sua confiança antes, durante e depois de elaborar a peça gráfica. Ele é o consumidor final e a comunicação deve ser inteligível principalmente para ele. Porém, como é possível que já conheça muitos de seus produtos, leve também a um prospect que tenha tempo para avaliar rapidamente. Pergunte se ele compreendeu todas as informações, se faltou algum dado e de que forma costuma utilizar o material que recolhe nas feiras.

10. O portfólio está impresso

Todos aprovam? Que ótimo! O próximo passo é armazenar tudo e esperar o início da feira para distribuir. Errado!
Agora é o momento de ler, esclarecer quaisquer dúvidas e acrescentar (em anotações individuais) algum dado complementar. Próximo à feira (2 ou 3 dias antes) coloque o PDF disponível para download no site da empresa, assim o cliente que descartar o impresso após a feira já vai ter familiaridade para consultá-lo no site. Se você antecipar muito a ação, pode sofrer um plágio da concorrência.

11. Armazene cuidadosamente o material

Agora basta aguardar a feira e enquanto isso, seguir as instruções que encontramos na maioria dos rótulos de produtos de limpeza: "Conservar em local seco e fresco. Mantenha fora do alcance das crianças". Uma pequena dose de humor para dizer algo sério: mantenha os impressos em locais em que não haja livre acesso de funcionários que possam violar os pacotes ou jogar fora simplesmente por acharem que está atrapalhando uma passagem ou algo parecido, sem intenção de prejudicar. Nada de imprevisto às vésperas do evento!

12. Tenha um plano "B". Pode chover!

Há muitas coisas na vida para as quais não estamos preparados - uma delas é o fato de um imprevisto ter estragado todos os impressos um dia antes da feira. Então, tenha um plano B. Um vídeo institucional pronto para ser exibido, artes prontas para serem impressas em banners de lona, amostras de embalagens feitas com o seu clichê ou cilindro, na sua gravadora, com a sua máquina impressora. Enfim, qualquer coisa que possa ser tateada ou grande o suficiente para chamar a atenção do transeunte em meio à cacofonia da feira.

Tahnee Yarian Baer é Coordenadora de Marketing da ProjetoPack em revista, publicação especializada no mercado de embalagens e produtora gráfica.