Delegação: Importante Função do executivo
Por Antomar Marins e Silva
10/04/2009
Introdução
A delegação - assim como outras coisas em nossas vidas - tem suas
vantagens e seus riscos. Da mesma forma que a delegação em “excesso” é
perigosa, corre-se o risco de se delegar de menos, normalmente por não
saber o que se deve ou não atribuir à equipe. Neste caso o que comanda é
o senso de avaliação do executivo ou, como bem lembra J. R. Whitaker
Penteado: A arte da delegação pertence à categoria da feliz mediana, de
Aristóteles: nem de mais, nem de menos; mas o justo.
O que delegar?
Antes de colocarmos o que, a nosso ver, deva ser delegado, é importante
que se defina de maneira clara o que seja delegação. Segundo os
dicionaristas, é a ação de delegar. Comissão que permite a alguém agir
em nome de outrem.
Essas definições não nos satisfizeram; elas não retratavam com a devida
profundidade - que nos perdoem os lexicógrafos - e importância que a
palavra representa. Assim, fomos buscar outras de diversos autores,
optando pela de Keith Davis que assim define delegação: ...o recurso que
a hierarquia lança mão, a fim de que os superiores possam estender sua
influência, além dos seus limites de tempo, energia e conhecimentos
pessoais.
Agora sim, caberia a resposta sobre o que o executivo poderia - ou
deveria - delegar: deveres, responsabilidades e autoridade. Ou como
observa Penteado: Delegar é a responsabilidade do líder de transferir
aos subordinados certos deveres, certas responsabilidades e certa
autoridade.
Por mais simples que possa parecer, isso não é uma pratica comum na
maioria das empresas, principalmente por que em nosso país as pessoas
estão mais acostumadas a reivindicarem seus direitos do que se
preocuparem a cumprirem os “seus deveres e obrigações”.
O que muita gente ainda não percebeu que a delegação é um sistema
composto de elementos que o equilibram e dão força.
Isto nos leva a uma conclusão: como a delegação é um sistema, torna-se
impossível se delegar autoridade e responsabilidade para uma pessoa, sem
deveres, assim com é absurda a delegação de deveres com autoridade, sem
responsabilidade. Mais absurdo, ainda, é o que observamos
constantemente, em empresas dos mais diversos portes, em nosso trabalho
como consultores: a delegação de deveres e responsabilidades, sem
autoridade.
Definindo responsabilidade
Certa vez escrevemos: A sabedoria popular ensina que quando a
responsabilidade não é definida ela é de ninguém”. Para que ela possa
ser definida e delegada é necessário, antes de tudo, que se tenha uma
relação aberta com a equipe; é estar disposto a errar e acertar...
juntos!
J. R. W. Penteado, escreve: ...o grande líder é aquele que não teme
colocar sobre os ombros toda a responsabilidade. Atribuir a outros as
responsabilidades pelos insucessos é característico dos líderes
primários, dos falsos líderes. Nas vitórias, todos disputam fatias de
responsabilidade. Na derrota, os líderes responsáveis mostram suas
dimensões de grandeza”.
Já passamos pela experiência de trabalhar com um “chefe” que praticava o
eu acertei e eles erraram.
A. Uris aponta as quatro principais responsabilidades de um executivo:
A responsabilidade perante: os subordinados, o grupo, a empresa e si
próprio.
O mesmo autor comenta que o executivo tem necessidade de delegar, pois
suas responsabilidades são muito maiores do que a responsabilidade
individual em carregá-las.
Definindo a autoridade
A autoridade - define A. N. Faria - é a capacidade funcional ou pessoal
de decidir, representada pelo reconhecimento tácito ou oficial da
disponibilidade de uma parcela de poder e respectiva força coercitiva.
Mais adiante, complementa o autor: A responsabilidade é a parcela de
dever e risco que a autoridade assume ao fazer cumprir um critério
preestabelecido, em contraposição pela disponibilidade de uma parcela de
força coercitiva.
É importante lembrar que os especialistas classificam a autoridade em
seis tipos: deliberativa, executiva, consultiva, fiscal, técnica e
coordenadora.
Autoridade Deliberativa
É a autoridade máxima. Ela orienta e dirige todas as outras e tem a
capacidade de escolher e traçar diretrizes.
Autoridade Executiva
É aquela que tem a capacidade de fazer cumprir o que foi deliberado.
Autoridade Consultiva
Esta autoridade não deve ter ingerência nos âmbitos deliberativo ou
executivo, pois sua função é o de aconselhamento.
Autoridade Fiscal
Ao contrário da consultiva, esta autoridade pode ter ingerência a todos
os órgãos, como responsável pela verificação dos resultados obtidos.
Autoridade Coordenadora
Como define A. N. Faria, “é aquela que tem a capacidade de usar de forma
reduzida todas as outras, em caráter supletivo e eventual, com o
objetivo de melhorar as comunicações e resolver problemas de articulação
e harmonização entre os órgãos, evitando, assim, que as chefias fiquem
sobrecarregadas”.
Autoridade Técnica
É a grande responsável pela programação, orientação e controle dos
processos produtivos da empresa, sendo responsável direta pela qualidade
e custos dos produtos e serviços produzidos.
A autoridade é conceito ligado a poder, e esse último costuma
influenciar fortemente - positiva ou negativamente - o comportamento das
pessoas. É comum, por exemplo, observarmos um colega de trabalho amigo e
cordial, transformar-se numa pessoa totalmente diferente ao ser
promovido, isto é, ter mais autoridade agregada ao seu trabalho.
Como delegar
Talvez seja essa uma das dúvidas que vem a mente do executivo com mais
constância, uma vez que delegar é transferir deveres, responsabilidades
e autoridades. Reconhecemos não ser fácil determinar que deveres, quais
responsabilidades e quanta autoridade estamos dispostos a delegar.
A capacidade de crescimento de uma empresa está diretamente ligada à
eficiência com que seus executivos delegam a sua autoridade.
Quando um executivo concentra em si demasiadas atribuições, ele não
consegue resolver todos os problemas e passa a contribuir para um
congestionamento administrativo e, conseqüentemente, para a paralisação
em outros níveis. O que acontece na verdade é que enquanto uns trabalham
em demasia sem conseguirem concluir suas tarefas, outros simplesmente
não trabalham pois ficam aguardando instruções, determinações,
definições, etc. que nunca chegam...
Ainda bem que nossos executivos estão entendendo o papel dos
centralizadores nas empresas: acabar com elas!...
Não cremos que exista uma forma certa ou errada de delegar. Cada um deve
criar a sua. Vale, contudo, basear-se em experiências de especialistas
como, por exemplo, Famularo que estabelece oito regras para se delegar
as quais acrescentamos mais uma. São elas:
* A empresa conta com muita gente competente que podem fazer as coisas
tão bem ou melhores do que você.
* Um executivo precisa, dentre outras coisas, de tempo para pensar,
planejar, reunir-se com seus pares, etc. Considere que se alguém fizer a
sua tarefa, irá lhe sobrar tempo para isso e, principalmente, para
delegar mais.
* Não aceite delegação para cima. Assim incentive a seus subordinados a
tomarem suas próprias decisões.
* Como citamos em artigo anterior, é muito barato confiar nas pessoas.
Entretanto é comum se julgar a competência das pessoas pelo seu aspecto
físico: ele é muito jovem ou muito velho, inexperientes ou antiquados,
agressivos demais ou excessivamente acomodados etc.
* Delegar não significa abandonar. Pior do que não delegar e abandonar a
equipe em caso de insucesso.
* Não critique, questione. A crítica magoa, fere e não leva a lugar
nenhum. O questionamento ajuda a pessoa a crescer.
* Não negligencie o acompanhamento das tarefas que você delegou.
Lembre-se que aonde não existe controle existe corrupção.
* Já dissemos em um dos nossos artigos que não existe nada mais desigual
do que tratar todo mundo igual. Famularo recomenda que se sublinhem as
diferenças individuais entre os homens. As necessidades humanas ocorrem
em progressão ordenada e previsível: atendida uma, logo surge uma
segunda, e assim por diante. Leve em conta essas necessidades comuns sem
esquecer a individualidade da pessoa humana.
* Esforce-se para criar bom ambiente de trabalho, de maneira que seus
subordinados se sintam estimulados a aceitar cada vez maiores deveres e
responsabilidades e autoridade. É muito bom investir no crescimento das
pessoas.
Cabe aqui uma observação: Delegar não é apenas dar oportunidades; é
também criar essas oportunidades. Ninguém encontrará o homem talhado
para determinado cargo, se esse homem não tiver a oportunidade de
aparecer.
O que não delegar
O que não devemos delegar? A primeira resposta que nos vem à cabeça,
talvez por ser a mais óbvia, e que não devemos delegar os nossos
próprios deveres e as nossas próprias responsabilidades e autoridades.
Outras coisas também são indelegáveis como por exemplo, o
estabelecimento das políticas da empresa, de sua área ou de sua “workstation”;
o elogio e punição de funcionários; o exercício da disciplina; a
promoção e desenvolvimento de funcionários de sua equipe etc.
Para D. A. Laird, o superior não deve delegar:
1. As ações executivas, por ele entendida como a fixação de objetivos,
organização dos funcionários, verificação dos resultados e análise das
causas, estabelecimento e manutenção de comunicação e o desenvolvimento
de subordinados.
* Uma duplicata de seu cargo.
* O poder disciplinador.
* O controle das decisões capitais.
Diz o autor: ...o executivo não delega todos os deveres, todas as
responsabilidades e toda a autoridade. Todas as demais funções podem ser
aumentadas ou subtraídas, a qualquer tempo. Os executivos emergem e caem
por imperativo das delegações que recebem, ou que deixam de receber e
por isso, dentro do conceito de interação permanente nenhuma função
existe que não se possa delegar do executivo para os subordinados, assim
como dos subordinados para o executivo.
Conclusão
Costuma-se dizer que quanto mais se sobe na escala hierárquica, mais
solitário se fica. Se durante algumas décadas isso tenha sido uma
verdade absoluta, hoje questionamos essa afirmativa, uma vez que, cada
vez mais, os modernos conceitos de gestão nos obrigam a tomar decisões
colegiadas. A era do “lobo solitário” é chegado ao fim.
O poder de decidir é expressão da liderança autêntica, embora as
decisões do líder, para serem legítimas, devam fugir ao seu arbítrio
individual - escreve Penteado.
O verdadeiro executivo, consulta, ouve e negocia com sua equipe antes de
tomar uma decisão. Isto é, a decisão do moderno executivo deve ser, na
maioria das vezes, não é uma decisão pessoal, mas a síntese do
pensamento de sua equipe. Isto é que faz a diferença de ser e estar
executivo, isto é que faz a diferença de ser e estar líder, isto é que
faz a diferença de permanecer ou não no mercado...
Antomar Marins e Silva é Escritor e Consultor de melhoria de resultados
de negócios das organizações e especialista em gestão estratégica,
professor e facilitadores de treinamentos para os níveis tático e
estratégico das empresas. Autor dos livros Sonhar é para Estrategistas;
Gestão Estratégica de Negócios: Pensamentos e Reflexões; Qualidade: O
Desafio da Secretária; Desperdício: Como Eliminá-lo Através dos 5S´s,
Lições Aprendidas; Empreendedorismo Empresarial; Motivação e Artigus,
além de mais 500 artigos técnicos publicados no Brasil e no exterior.
Detentor de inúmeros prêmios profissionais, além de honrarias nacionais
e internacionais. email: antomar.marins@gmail.com