Gerenciamento de Aquisições

Por Sergio Lopes de Souza Junior

11/06/2009

Documentação de Aquisição Critérios para seleção de fontes

* Local de entrega
* Definição de preços
* Termo de pagamento
* Garantia
* Suporte ao produto
* Seguros
* Incentivos
* Penalidades
* Papéis e responsabilidade
* Declaração de trabalho da entregas
* Linha base do cronograma
* Limitação de responsabilidade
* Relatórios de desempenho
* Remunerações e retenções
* Período de desempenho
* Local de desempenho do Fornecedor
* Aprovação de subcontratadas
* Solicitações de mudanças
* Mecanismos de rescisão e de resolução

A) Quais as responsabilidades do PGA?

* A administração contratual segue o acordo entre a empresa e o fornecedor.
* Definição e planejamento do trabalho de acordo com os procedimentos documentados anexados.
* Descrição do plano de trabalho do fornecedor que deverá ser revisto e aprovado pela equipe do projeto.
* Classificação e seleção dos fornecedores baseados em avaliação de habilidades para execução do trabalho, de acordo com todas as exigências contidas na RFP.
* Avaliação de desempenho periódica dos fornecedores.
* Incorporação do plano de trabalho aceito será anexado ao plano do projeto, a gerência fará o acompanhamento do status das atividades do fornecedor baseado neste plano.
* As cláusulas contratuais, termos, condições do contrato e outros compromissos determinam mudanças no SOW.
* Em conjunto com a equipe do projeto a coordenação com a gerência do fornecedor deve conduzir revisões periódicas de status.
* Avaliação e revisões técnicas periódicas devem ser realizadas com os fornecedores.
* Avaliações formais para verificação de resultados do fornecedor, de acordo com o plano do projeto devem ser conduzidas em marcos selecionados.
* Elaboração de testes de aceitação como parte da entrega dos produtos do fornecedor de acordo com um plano de teste de aceitação estabelecido previamente em contrato conduzido pela equipe do projeto.
* A garantia de qualidade deve acompanhar as atividades do fornecedor, baseado no plano de garantia de qualidade do projeto.

B) Finalidade do Processo de Gerenciamento das Aquisições (PGA):

* O objetivo principal do PGA é selecionar e controlar com eficácia os fornecedores qualificados para os bens e serviços. O PGA trata de selecionar fornecedores, estabelecer compromissos com os fornecedores, e medir e rever desempenho de resultados do fornecedor.
* O planejamento e monitoramento (tracking) das aquisições devem ser acompanhados pelo gerente de projeto ou outra pessoa designada com objetivo de assegurar a execução apropriada do trabalho e entrega dos produtos pelos fornecedores obedeçam aos critérios acordados de aceitação.
* As exigências dos projetos devem ser documentadas pela equipe do projeto checando somente as necessidades técnicas. As exigências serão estabelecidas e usadas como base no desenvolvimento do SOW e do contrato subseqüente. A compatibilidade da qualidade deve obedecer aos padrões da empresa e seguidos pelos fornecedores.

C) O que devemos considerar sobre as aquisições? Baseado na WBS, as aquisições, pacotes de trabalho devem passar por uma decisão entre fabricar ou comprar, para decidir o que será adquirido fora da organização. Serão contatados os recursos ou o pacote todo (equipamentos, materiais, e mão-de-obra) visando entrega necessárias para execução. Devemos fornecer uma análise breve do custo direto e indireto associado ao fato de fazer ou comprar o serviço ou o produto durante a análise entre fabricar ou comprar, por exemplo, a análise da "compra" deve incluir o custo de gerenciamento do processo de compra e o custo da aquisição. Podem ser o sumário de um estudo de viabilidade quando requerido.

Ao serem levantadas as condições de mercado, devem ser listados os produtos e/ou prestadores de serviços disponíveis no mercado, e sob que termos e condições.

Quando necessário o julgamento de um perito interno, liste todos os peritos que deverão participar do processo de aquisição. Isto pode incluir consultores, técnicos, peritos em negócios, ou outros.

1. D) Análise com hipótese e restrições para o caso

Dicas: Para facilitar o transito e compartilhamento das informações, as compras da empresa devem ser centralizadas. Periodicamente a equipe de projeto deve receber relatórios de acompanhamento. Com isso a equipe de projeto poderá acompanhar o andamento das aquisições e em conjunto com a equipe de montagem planejar de forma adequada as prioridades. A responsabilidade de administração do contrato é de responsabilidade do Gerente de Contrato com suporte da equipe de projeto.

Hipóteses e restrições:

* Com finalidade do planejamento das aquisições, quais as hipóteses a serem consideradas na contratação de cada item, listando objetivos.

* A lista de riscos e restrições discriminados por item controlado, WBS, qualidade, custo, data de entrega e informações adicionais limitantes nas aquisições.

* Acompanhamento dos pedidos

Planilha de acompanhamento de aquisições:
MÚMERO DA OC DATA DESCRIÇÃO CUSTO DATA DA ENTREGA STATUS DA OC ORÇADO REAL PREVISTA EFETIVA

* Julgamento e avaliação de propostas

È analisado caso a caso e avaliadas as capacidades dos fornecedores no atendimento do que foi solicitado. Deve ser levado em consideração os pré-requisitos dos fornecedores como critério de pontuação empregados na avaliação, dos fornecedores.

Planilha de avaliação de pré-requisitos:
Pré-requisitos Folha de capa assinada Atende/Não atende Referências corporativas Atende Atende/Não atende Capacidade Financeira Atende Atende/Não atende Formato e tamanho da proposta Atende Atende/Não atende Critérios de pontuação Pontuação máxima Critério avaliado Entendimento dos serviços pedidos 100 Apresentação da Proposta 50 Qualificação/capacitação geral do fornecedor 50 Qualificação do pessoal proposto 100 Custo 100

* Pré-requisitos

Todos os pré-requisitos devem ser atendidos caso contrario a proposta obrigatoriamente será rejeitada.

Folha de capa assinada A proposta deve incluir uma folha de capa completa.

Referências corporativas A proposta deve incluir no mínimo três referências por parte do fornecedor de trabalhos similares executados. As referências devem conter o nome das organizações de referência, o nome de um contato, e o número de telefone.

Capacidade Financeira: o fornecedor deve demonstrar capacidade financeira de acordo com o que se pretende contratar.

Schedule do salário e dos encargos: A proposta deve incluir uma programação completa dos salários e dos encargos para os serviços propostos, e identificar toda a equipe de funcionários atribuída à proposta. Os fornecedores que não submeterem estas informações serão considerados como não habilitados.

Formato e tamanho da proposta:O formato da proposta deve claramente indicar e dirigir-se aos pré-requisitos e critérios pontuados.

* Critérios para pontuação

A pontuação deve ser, pelo menos, baseada nas categorias descritas abaixo:

Entendimento dos serviços pedidos-100 pontos

O preciso entendimento dos serviços pedidos.

Proposta Apresentada-50 pontos

Apresentação clara e concisa da proposta de entrega das tarefas, os recursos humanos do fornecedor alocado para cada tarefa, suas e acessibilidades disponibilidades.

Demonstra a habilidade do fornecedor em definir claramente as ações a serem feitas e a habilidade em executar as tarefas identificadas no escopo do trabalho.

Capacitação e qualificação do fornecedor 0-50 pontos

Demonstra potencialidade para terminar os serviços pedidos. A resposta deve listar:

* Estrutura organizacional e gerencial da empresa;
* Matriz de responsabilidade atuais ou projetadas dos membros chaves;
* Descrição do nível do trabalho atribuído sob este contrato, incluindo as limitações.
* A política interna relacionada ao controle de custo;

Recursos humanos – qualificação 0-100 pontos

Apresentação dos currículos de todos envolvidos seguindo as boas normas e praticas na elaboração de currículo, demonstrando a experiência e as qualificações dos colaboradores.

Custos 0-100 pontos

A programação de encargos e salário proposto determinaram os custos totais da proposta A fórmula abaixo determina os cálculos dos pontos concedidos para o custo:

A fórmula para determinar os pontos concedidos ao preço é:

"L" divido por "X" multiplicado por "A" = "B"

A = Pontos totais possíveis - 100

L = O custo mais baixo proposto

X = O custo a ser pontuado

B = Pontuação

1) Contratos a) Administração do contrato

O formulário de acompanhamento de contrato serve de auxílio para a gerência monitorar o cumprimento dos compromissos e exigências contratuais O formulário deve conter os itens relacionados abaixo a fim de facilitar o acompanhamento:

* Contrato geral (sem opções, sem ordens de trabalho): o número do contrato, as datas de término do contrato, dias restantes, administrador do contrato, contrato para não exceder dólares, contrato para não exceder horas, contrato para não exceder viagem e despesas, número da emenda.

* Por ordem de trabalho, Opção,(se aplicável): Número da ordem de trabalho, número da opção, datas do termo, para não exceder dólares, para não exceder horas, para não exceder viagem e despesas.

* Por cada fatura: Número da fatura, data da fatura, período do faturamento da fatura, para não exceder dólares por entregáveis, horas faturadas, viagem & despesas $ faturados, quantidade total faturada, $ do balanço restante. Contratos que não são seguidos por hora, mas por um preço fixo, não usará a coluna de horas.

* Totais da folha Horas totais à data, horas totais restantes, $ total gastado à data, $ total do balanço restante.
* Itens a serem reportados através do relatório de status à gerência superior
* O valor total, total restante, % do trabalho terminado.
* Comentários do Status do Contrato:

b) Processo de gerência de mudança do contrato: Qualquer mudança, exigências adicionais e revisão no contrato deverão seguir os processos de gerenciamento com aprovação de todos os tipos de mudanças do contrato descritas no PGA e exigências contratuais. As exigências adicionais devem ser incorporadas no plano de gerência de mudanças. Tal procedimento permite que o projeto use o processo de gerência das mudanças referenciando o documento para todas as mudanças contratuais e no projeto. c) Fechamento e arquivamento do contrato

O projeto arquivará as informações contratuais geradas pela gerência de aquisição. As exigências contratuais cumpridas e devidamente documentadas são lições aprendidas feitas pela equipe de projeto.

A equipe de projeto deve manter os arquivos de referência do contrato, com finalidade de facilitar auditorias e ou revisões. Os índices representam as atividades de um contrato com um fornecedor. Segue abaixo o índice do contrato:

* RFP
* Contrato
* Avaliações do contratado
* Aditivos ao Contrato
* Ordens de trabalho
* Pedidos de Mudanças
* Deliverables e aprovação dos Deliverables
* Correspondências do contrato
* Correspondências do Contratante

Sergio Lopes de Souza Junior é Especialista em projetos EPC e automação de projetos de engenharia. Administrador de CAD/CAE Administrador de Sistemas de Materiais Oracle Certified OCA OCP Oracle BI Microsoft MCSE Consultor Técnico http://sites.google.com/site/engenhariaprojetoseconstrucao/ oracle.dba.consulting@gmail.com