Briefing: Ponto Crítico de Todo Projeto
Por Cristina Moutella
21/03/2013

Tenho pensado há algum tempo em escrever sobre a importância dos briefings para qualquer projeto e decidi que não dá mais para esperar. Os briefings que passam pelas minhas mãos deixam a agonia de quem não pode fazer nada para impedir o inevitável: vamos ter problemas lá na frente.
Vou procurar resumir aqui, de forma clara e simples, questões básicas e de suma importância que vão reduzir, e até evitar, alongamento de prazos, aumento de custos e retrabalhos. Vamos aprender que é muito mais barato e produtivo investir tempo no briefing do que ter que recuar passos em um projeto.
Aprendi a escrever briefings convivendo com profissionais e problemas de várias áreas e níveis. A cada novo briefing eu detalhava mais aquele ponto que me deu mais trabalho no projeto anterior, porque me esqueci de incluir ou não expliquei tão bem quando deveria. E continuo em constante aperfeiçoamento.
Um briefing tem que ser detalhado e descrito de forma a explicar, para qualquer pessoa que não sabe nada sobre seu trabalho, sua empresa ou seu projeto, o que você precisa e deseja. Se a mensagem não for entendida, não haverá comunicação. E a consequência da falta de comunicação é o achismo: “acho que vai dar tempo”, “acho que é por aí”, “acho que isso não está incluso”, “como eles não disseram o que querem, vamos fazer dessa forma”, e assim por diante.
Alguns “acham” porque não está escrito no briefing e lhes parece óbvio, outros “acham” porque está escrito no briefing, mas não está claro se é “assim” ou “assado”, também há os que “acham” que entenderam exatamente o que é pedido e não perguntam nada (esses são os piores). Dúvidas viram dívidas e os achismos viram propostas absolutamente insanas.
Imagine que você quer criar um site ou blog, pessoal ou sobre seu trabalho, e contrata alguém para fazer. Não sou vidente, mas eu diria que uma das primeiras coisas que você vai pensar, e provavelmente dizer, é como gostaria que ele fosse (cores, textos, imagens etc). E se seu contratado partir para criar seu site só com isso, 99% de chance de você não gostar do que vai ver. Esquece isso! É a mesma coisa que você dizer para o construtor da sua casa nova como será a pintura das paredes sem nem ter visto a planta baixa. Aí ele levanta só aquela parede e pinta da cor que você pediu. Isso faz sentido?
Costumo usar esse comparativo entre casas e sites para as pessoas entenderem o que estou dizendo sem precisar saber nada de projetos digitais.
Para construir sua casa você precisa primeiro saber o que quer e o que não quer. A princípio você pode achar que não sabe o que quer, mas sabe. E o arquiteto tem que saber perguntar para obter as respostas. Se você fechar os olhos, não vai conseguir imaginar a casa inteira, mas se pensar somente em um cômodo, já vai ficar mais fácil dizer, por exemplo, como gostaria que fosse o banheiro dos seus sonhos.
E pensando de cômodo em cômodo, vai lembrando daqueles pequenos detalhes que são importantes para você, mas que não pareciam importantes para a construção da casa. Mas são. Já imaginou se você decide ter uma hidro depois que o encanamento do banheiro estiver pronto? Dá para fazer? Dá... Mas vai custar mais e levar mais tempo. E se você decidir trocar a cozinha de lugar? Enquanto estivermos no papel, tudo certo, mas depois que a obra começar, aí já complica. Nos briefings também é assim.
O tamanho da sua casa tem que ser decidido com muito planejamento. Todos os detalhes são importantes, desde quem vai morar na casa até seus gostos pessoais. E o que você ainda não sabe se um dia pode querer também tem deve ser pensado, para evitar aquela quebradeira depois. Eu chamo isso de “arquitetura flexível”, que é aquela que atende o que você precisa hoje, mas também prevê possíveis ampliações e mudanças com prazos e custos menores.
Voltando ao briefing, apesar de eu não ter saído dele, todos que forem colocar as mãos nele, seja para aprovar a verba, construir seu site ou ganhar dinheiro com ele, tem que entender o projeto, saber do que se trata e o que vai se ganhar com isso.
Não existe receita de bolo para um briefing, mas existem perguntas que, uma vez respondidas, darão as informações que você precisa para escrevê-lo.
O que eu preciso explicar para quem vai ...
• ... ser o sponsor do projeto?
• ... aprovar a verba para o projeto?
• ... fazer a licitação com os possíveis fornecedores?
• ... escolher o fornecedor que será contratado?
• ... hospedar meu site?
• ... validar o que estará escrito no site?
• ... dar as permissões necessárias, sejam jurídicas, regulatórias, adminstrativas etc?
• ... ser o voto de Minerva (em caso de algum impasse, quem decide)?
Todos os envolvidos no projeto devem conhecer o projeto como um todo, para poder analisar as implicações na sua área de atuação além, é claro, de entender, sem sombra de dúvida, todas as especificações que cabem à sua própria área. Isso eu chamo de comprometimento.
Que informações sobre o projeto todos precisam ter?
• O objetivo: quando o projeto terminar, o que espero ter ou aonde eu pretendo ter chegado?
• A justificativa: por que razões eu decidi começar esse projeto?
• As metas: quais serão os ganhos quando o objetivo for alcançado?
• O cenário atual: o que eu tenho hoje, em que situação está, quais são os problemas, as oportunidades e os pontos críticos?
• Como eu imagino o cenário no final do projeto?
Isso eu chamo de alinhamento de expectativas.
Quais são as informações específicas, que serão do interesse de alguns e nada dirá para outros?
• Que exemplos posso mostrar que se pareçam com o que eu quero e quais são os que eu não gostaria de seguir (benchmark)?
• Preciso de infraestrutura? Se sim, qual? Se não, por que?
• Premissas (padrões que precisam ser seguidos quanto a design, marca, textos, conteúdos, especificações técnicas etc).
• Outras informações técnicas relativas ao detalhamento do projeto.
O resultado de tudo isso eu chamo de trabalho em equipe.
E por favor, não esqueça de que o briefing é feito para outras pessoas resolverem o problema para você e não para você dizer a elas exatamente como quer que seu problema seja resolvido. Você não é o dono da verdade e quem está de fora enxerga o problema de outro ponto de vista. Ouça sempre e não limite a criatividade alheia.
Finalmente, depois que você considerar que o briefing está claro, bem organizado, fundamentado e direcionado, além de estimulante e inspirador, escolha alguém que não tem relação nenhuma com o projeto e peça para que leia e tire suas dúvidas. O que não estiver claro para essa pessoa, poderá não estar para os demais. Ainda dará tempo de corrigir.

Cristina Moutella é Gestora de Projetos Web e Consultora em conteúdos digitais e interativos. Mais de 20 anos de atuação em Projetos Online, Comunicação Digital, Marketing, Relacionamento com clientes e Vendas. Possui artigos e livros publicados com base em sua experiência profissional e pessoal. MBA em e-Business pela FGV/RJ, é formada em Estatística pela UFRJ, com Especialização em Informática pela UERJ e Yellow Belt pela UCE. Perfil completo em br.linkedin.com/in/cmoutella/. Email: cristinamoutella@gmail.com