Reuniões Eficientes com Resultados Satisfatórios

Por Julio Cesar S. Santos

18/07/2011

Por Que Tantas Reuniões em Uma Empresa? Como Sobreviver a Reuniões Enfadonhas? Como Preparar-se Para Reuniões Produtivas?

O mundo empresarial está sufocado com tantas reuniões de negócios. Não as reuniões com clientes – que são altamente produtivas – mas as reuniões internas nas organizações. Pesquisas recentes indicam que o nível gerencial de uma empresa passa 51% do seu tempo em reuniões e, o nível estratégico, 66%.
Parece que ninguém mais consegue tomar uma só decisão empresarial sem estar reunido ao redor de uma mesa. Vejam que um bom líder atualmente é uma “raça em extinção” e, em função disso, a direção das organizações vem se utilizando das reuniões para fugir da responsabilidade de decidir, pois isso é uma ação que envolve riscos.
Então, como as empresas reagem? Elas criam comissões disso e daquilo, organizam grupos de trabalho para isso e aquilo, inventam equipes multidisciplinares e constituem times de “cabeças pensantes”. Claro que tudo isso regado a muito pão de queijo, refrigerantes e biscoitos, pois as reuniões vêm servindo para retirar dos gestores a responsabilidade de decidir sozinho. E, diante disso, muitas reuniões se tornam improdutivas – principalmente – porque seus fundamentos não foram respeitados, tais como:

• Pauta desconhecida.
• Horários de início e término são ignorados.
• Excesso de participantes.
• Interrupções constantes.
• Conversas paralelas.

Estudos recentes revelaram que a maior parte dos funcionários de uma organização sente-se produtiva apenas durante três dias por semana e, uma das principais razões para isso, são as reuniões enfadonhas a que são submetidos. Para piorar a situação outra pesquisa demonstrou que se gasta em média 5 horas e meia por semana em reuniões e, em conseqüência disso, 65% das pessoas acham as reuniões improdutivas e enfadonhas.
Na verdade as reuniões prejudicam muito mais as pessoas que têm metas a serem alcançadas, as quais têm pouco tempo para mostrar seus resultados e ficam frustradas com as reuniões improdutivas. Isso porque, muitas empresas acabam fazendo reunião para decidir quando será realizada a verdadeira reunião.
Peter Drucker (no livro “O Gerente Eficaz”) afirma que as reuniões são uma concessão às organizações deficientes, pois um colaborador ou trabalha ou se reúne. Por isso, quando as empresas são alinhadas produtivamente – sob seu ponto de vista – as reuniões se tornam desnecessárias. Portanto, para transformar as reuniões em algo mais envolvente, motivador e produtivo é necessário que:

• Os horários de início, intervalos e encerramento sejam rigorosamente cumpridos.
• Os telefones móveis sejam desligados antes do início da reunião.
• Todos os participantes tenham conhecimento antecipado dos temas que serão abordados.
• As vaidades pessoais e antagonismos regionais sejam deixados de lado.
• Todos se prepararem adequadamente com materiais, equipamentos, estudos e informações sobre suas respectivas participações na reunião.
• Os líderes propiciem aos participantes determinado tempo para exporem suas análises de forma rápida e objetiva.

Julio Cesar S. Santos é Professor, Consultor, Palestrante e Co-Autor do Livro: "Trabalho e Vida Pessoal - 50 Contos Selecionados". Elaborou o curso de “Gestão Empresarial” e atualmente ministra Palestras e Treinamentos Sobre Marketing, Administração, Técnicas de Atendimento ao Cliente, Secretariado e Recursos Humanos. Contatos: jcss_sc@yahoo.com.br (21) 2233-1762 / (21) 9423-9433 / www.profigestao.blogspot.com