Seja Eficiente com o Pareto

Por Antomar Marins e Silva

05/09/2010  

Você sabia que 20% das coisas que você faz lhe darão 80% de ganhos? Os 80% restantes do seu tempo é ocupado por coisas que não acrescentam muito valor. Isto não é valido somente para empresas, mas também para todas as outras áreas de sua vida. Portanto, o ideal é descobrir como usar os 20% do nosso tempo para que ele trabalhe em nosso favor.

Surge ai a primeira questão: como podemos diferenciar as atividades que fazemos e que são valiosas daquelas que nos fazem perder somente tempo? Não é muito fácil. O importante é encontrar 10 tipos de atividades que devem fazer com que você perca seu tempo e 10 coisas que você normalmente adiciona muito valor.

Você não gostaria de fazer mais em menos tempo?

Eficiência e produtividade são as qualidades que adquirimos em todas as áreas de nossas vidas. Em um mundo cada vez mais pessoas têm percebido que acelerar esse tempo é um trunfo a seu favor. Cada dia que passa é um dia a menos. Por conseguinte, é importante questionar as suas atividades diárias, a fim de determinar quais são aqueles que realmente agregam valor para aquilo que você faz. Mas de todas as milhares de coisas que fazemos todos os dias, como é que podemos diferenciar aqueles que são valiosos daqueles que nos fazem perder tempo?

Para fazer isso você deve começar a pensar em termos do princípio de 80/20.

O que é o princípio 80/20?

Quem nunca ouviu falar da lei do menor esforço, deturpada pela cultura popular como sinônimo de preguiça e má-vontade para o trabalho? A lei baseia-se na verdade no Princípio 80/20, descoberto em 1897 pelo economista italiano Vilfredo Pareto (1848-1923), segundo o qual 80% do que uma pessoa realiza no trabalho vêm de 20% do tempo gasto nesta realização. Logo, 80% do esforço consumido para todas as finalidades práticas são irrelevantes. Da mesma forma, 80% das nossas atividades que geram apenas 20% dos prazeres na vida.
Uma constatação surpreendente!

Ele é um princípio amplamente reconhecido no campo dos negócios. O diagrama de Pareto tem muitas aplicações em uma empresa, entre outras funções, é usado para controle de qualidade para determinar a fonte mais comum de defeitos em um produto, o motivo mais freqüente de reclamações de clientes etc.

No entanto, a sua aplicação na vida privada de cada pessoa é menos conhecida.

Por que me preocupar-se com o princípio?

Porque se aplica a todas as áreas de sua vida e lhe dar uma melhor compreensão do que realmente está acontecendo no mundo ao seu redor.

Se você pode pensar de acordo com este princípio, uma pessoa será mais eficaz, produtivo e competitivo, feliz e satisfeito. Seus negócios também seria mais rentável, exige menos investimento de tempo, dinheiro e esforço para obter melhores resultados.

Se você aprender a pensar e funcionar de acordo com este princípio, logo determinar quais atividades são valiosas em suas vidas e os que não estão trazendo-lhe mais. Poderia se livrar do que é supérfluo e se tornar uma pessoa produtiva.

O objetivo é não necessariamente render ao máximo e ainda acabar esgotado, mas se livrar do desnecessário e viver uma vida mais tranqüila e, ao mesmo tempo, mais produtivo e eficiente.

A importância do princípio de Pareto

A razão é tão importante para entender o princípio, porque mostra uma realidade que muitas vezes não são conscientes.

Assumimos que todos os nossos esforços têm mais ou menos a mesma importância:

* Todos os clientes são igualmente valiosos.
* Todos os produtos e as receitas provenientes das vendas são bons.
* Todos os funcionários da mesma área têm o mesmo valor.
* Todos os alunos do curso são culpados da desordem generalizada.
* Todas as nossas atividades diárias são necessárias e nós lhe damos o mesmo valor.

Nós temos a tendência de pensar que 50% da nossa contribuição gera 50% dos resultados. Achamos que há um equilíbrio lógico entre a causa e o efeito. No entanto, essas suposições são incorretas e podem causar grandes danos às nossas vidas, especialmente porque eles são tão profundamente enraizadas nas nossas mentes.

Como aplicar o princípio de Pareto em nossas vidas?

O segredo do sucesso está na determinação do que é de 20% das nossas atividades que vão gerar 80% dos lucros.

Mas como é possível diferenciar quais são as atividades que nos proporcionem maiores benefícios e quais são aqueles que nos afligem, estressem, sem deixar de fruto algum?

Como dissemos no início deste artigo, nem sempre é fácil separar as coisas que realmente aumentar a nossa eficiência daquelas atividades que nós só nos toma tempo, sem fazer uma contribuição significativa para nossas vidas.

A seguir apresentaremos vários exemplos de como podemos determinar os 20% para nos livrar do desnecessário e explorar as mais eficazes:

O princípio de 80/20 pode ser aplicado de duas maneiras:

A primeira e mais conhecida, tem sido utilizada como um método quantitativo de análise que estuda a relação entre os dados de uma causa versus seu efeito: o Diagrama de Pareto.

O segundo é um método menos conhecido de pensar de acordo com o princípio de 80/20. Ela nos ajuda a sempre fazer uma análise profunda das nossas decisões, ações e relacionamentos. Para isso precisamos aprender a distinguir as coisas que são valiosas daqueles que são desnecessários.

Richard Koch, em seu livro "O Princípio 80/20" (R. Koch, O Princípio 80/20. Doubleday, E.U.A., 1998. P. 161-162), descreve maneiras bastante precisas de determinar as atividades supérfluas de nossa vidas.

Dez exemplos de atividades que fazem você perder tempo:

1. Fazer coisas que os outros querem que você faça.
2. As coisas sempre foram feitas da mesma forma.
3. Fazer coisas que você não tem muita habilidade ou competência.
4. Coisas que você não gosta.
5. Consertar coisas que estão sempre quebradas.
6. Coisas de interesse de algumas pessoas e não de seu interesse.
7. As coisas já adiadas duas vezes desde que você esperava.
8. Coisas em que seus colaboradores não têm capacidade ou não confiam.
9. Coisas que têm um ciclo previsível.
10. Atender ao telefone e escrever e-mails.

Dez coisas que normalmente agregam muito valor:

1. Coisas para promover o propósito para sua vida.
2. Coisas que você sempre quis fazer.
3. As coisas já estão em 20% o que dá 80%.
4. Inovações que lhe permitirá ser mais eficiente.
5. Coisas que os outros dizem que você não pode fazer.
6. Coisas que outros têm feito com sucesso em uma área diferente.
7. Coisas para usar sua própria criatividade.
8. Coisas que os outros podem fazer por você com um investimento de pouco tempo de sua parte.
9. Coisas que seus parceiros são especialistas e trabalham com excelência.
10. Coisas para fazer agora ou nunca..

Analise todas suas atividades e determine quais aquelas que fazem você perder tempo. Também descubra aquelas que o transformarão numa pessoa mais eficiente, produtiva e competitiva.

Tradução e adaptação: Prof. A. Marins – marins@antomarmarins.com.br – WWW.antomarmarins.com.br

Autora: Dra. Bettina Langerfeldt – Médica veterinária, porém com verdadeira paixão pela educação. Atualmente tem uma página na web – WWW.educacionparaelexito.com – que funciona como um centro de educação para pais e filhos que desejam desenvolver suas habilidades empreendedoras para ganhar dinheiro com negócios na Internet.

Antomar Marins e Silva é Escritor e Consultor de melhoria de resultados de negócios das organizações e especialista em gestão estratégica, professor e facilitadores de treinamentos para os níveis tático e estratégico das empresas. Autor dos livros Sonhar é para Estrategistas; Gestão Estratégica de Negócios: Pensamentos e Reflexões; Qualidade: O Desafio da Secretária; Desperdício: Como Eliminá-lo Através dos 5S´s, Lições Aprendidas; Empreendedorismo Empresarial; Motivação e Artigus, além de mais 500 artigos técnicos publicados no Brasil e no exterior. Detentor de inúmeros prêmios profissionais, além de honrarias nacionais e internacionais. email: antomar.marins@gmail.com