Planejamento de Vendas
Por: Marco Antonio Meira
30/08/2011

Podemos considerar que o desempenho de um vendedor esta diretamente ligado a três condições básicas: - Saber o que fazer; - Saber como fazer; - Querer fazer.

A área comercial de uma empresa pode ser considerada o coração da empresa, pois se ela não vai bem, todo o resto começa a falhar. Isso óbvio... Se uma empresa não vende, todo resto perde sentido. Agora por que algumas empresas têm facilidade de vender e outras não?

- As empresas que não encontram dificuldades nas vendas trabalham com um rigoroso planejamento de vendas.

- As empresas que sofrem com as dificuldades nas vendas, simplesmente sofrem porque agem sem nenhum planejamento.

Podemos considerar que o desempenho de um vendedor esta diretamente ligado a três condições básicas:

- Saber o que fazer;
- Saber como fazer;
- Querer fazer.

Isso é papel dos Gerentes de Vendas, treinarem seus vendedores para que tenham conhecimento sobre o produto ou serviço que está sendo vendido e treiná-los em técnicas de abordagem e atendimento. Isso faz com que o vendedor saiba o que tem que fazer e como faze-lo. O querer fazer esta diretamente ligada à motivação. Cabe ao Gerente de Vendas identificar o que mais motiva cada vendedor e em quais tarefas ele se sente mais motivado. Uma coisa é certa: o que mais provoca falta de motivação em uma área de vendas é a falta de respostas para três indagações: o que a empresa espera de mim? Será que estou qualificado o suficiente para atender as expectativas da empresa? Como saberei se estou executando as tarefas corretamente?

É exatamente através de um perfeito planejamento que será traçado o caminho do sucesso, atendendo claramente as demandas de toda área comercial. Os objetivos individuais são claramente traçados, todos os recursos necessários são alocados e um sistema de avaliação e recompensas são muito bem definidas. Planejar é colocar no papel todas as decisões que foram tomadas, todos os ajustes necessários e os compromissos que foram assumidos.

O Planejamento de Vendas trará informações preciosas e úteis para as estratégias da empresa, entre estas informações destacamos:

- Conhecer o potencial de vendas em um determinado período;
- Identificar a lucratividade esperada pela empresa;
- Fornecer informações adequadas para o setor de produção;
- Fornecer informações adequadas para o setor de estoque e suprimentos;
- Identificar o desempenho da equipe de vendas;
- Identificar regiões ou clientes com baixo desempenho;
- Estabelecer o sistema de incentivos para a equipe;
- Previsão de fluxo de caixa;
- Previsão do demonstrativo de resultados para o setor contábil.

ETAPAS DO PLANEJAMENTO

- Análise de Mercado
- Oportunidades do Mercado
- Previsão de vendas
- Definição de Metas

- Planejamento da Equipe
- Objetivos da equipe
- Estratégias da equipe
- Estrutura da equipe

- Gerenciamento das Vendas
- Análise das vendas
- Definição de quotas

- Atendimento
- Pré-venda
- Sondagem
- Abordagem
- Fechamento da venda

- Relacionamento com o cliente (CRM)
- Conhecer o cliente
- Relacionamento de longo prazo
- Processos de fidelização


MONTANDO O QUEBRA CABEÇAS

ANÁLISE DE MERCADO
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- Oportunidades do mercado: Para se iniciar um planejamento de vendas é necessário que se faça um estudo detalhado do mercado onde se pretende explorar, iniciando pelo potencial de consumo desse mercado. Uma das principais funções de um gerente de vendas é estar atento a todas as oportunidades de um determinado mercado, bem como analisar se há falhas em sua cobertura e elaborar correções, quando necessário, para que seja explorado o real potencial de consumo.

- Previsão de vendas: Todo planejamento deve conter a previsão de vendas para um determinado período. Esta previsão não deve ser feita única e exclusivamente baseada em dados de períodos anteriores. É claro que essas informações serão úteis na previsão, mas podem conter erros, ou levar a uma previsão errônea devido a falhas na cobertura da região. O ideal é que se faça um estudo do potencial do mercado ou da região que será explorada, ou seja, uma estimativa da quantidade de renda disponível na região para o consumo do seu produto ou serviço. Essas informações podem ser conseguidas através de pesquisas de mercado, visitas a concorrentes e feedback de vendedores que já atuaram naquela região. Informações do tipo: número de concorrentes que atuam na área, se os consumidores desta região costumam comprar pela internet e outras característica peculiares podem ajudar nesta análise. Juntando-se a esse levantamento o faturamento da empresa em períodos anteriores, pode-se obter uma previsão mais real do potencial do mercado e prever o volume de vendas de maneira realista.

- Definição de metas: Todo planejamento é feito para um determinado período, pode ser trimestral, semestral ou anual. O gerente de vendas, juntamente com sua diretoria, deverá determinar metas para os intervalos dentro do período planejado, por exemplo, se o planejamento é anual, determine metas mensais, bimestrais ou trimestrais. Fica claro que essas metas devem ser bem definidas levando em consideração que o primeiro período, o de implantação, será menor que os subseqüentes. Estas definições darão a empresa uma idéia para o planejamento da produção e estoque, bem como a previsão de faturamento da empresa e o potencial de caixa que a empresa terá.

PLANEJAMENTO DA EQUIPE

- Objetivos da equipe: Traçar objetivos da equipe de venda é um dos passos mais importante dentro de todo o planejamento. Neste momento você vai definir quais qualidades e características cada componente da sua equipe devem possuir. Vale lembrar que hoje é necessária uma força de vendas especializada para que os objetivos sejam alcançados com êxito, o vendedor “bom de conversa” já não é suficiente para atender os verdadeiros objetivos da empresa, o verdadeiro vendedor entende as reais necessidades dos seus clientes e vende com a intenção de um relacionamento longo e não simplesmente fechar a venda. Ao definir sua equipe, tenha certeza que os componentes possuem conhecimento técnico para esclarecer todas as dúvidas de seus clientes, bem como profundo conhecimento dos produtos ou serviços vendidos e a qualificação necessária para essas atividades.

Ao traçar os objetivos da equipe, tenha em mente que seus profissionais de vendas devem ter como objetivo, não somente a venda, mas trazer para a empresa um feedback do mercado e dos concorrentes. Defina claramente o papel que cada profissional irá desempenhar e coloque isso durante a reunião de vendas.

- Estratégia da equipe: A empresa que tem sucesso em vendas é aquela que faz a verdadeira venda estratégica. Colocar uma equipe de vendas na rua sem nenhuma estratégia, abordando qualquer um para tentar vender-lhe algo, é pura perda de tempo. Elaborar a melhor estratégia para abordagem é o caminho correto dentro do planejamento. Neste momento, defina o perfil do seu cliente em potencial e onde encontrá-lo. Em seguida elabore a estratégia de abordagem, a primeira abordagem pode ser feita por telefone, mala direta, e-mail marketing ou mesmo pessoalmente através de uma prospecção. Esta primeira abordagem deve ter como objetivo a intenção de um agendamento, onde o seu vendedor poderá realmente efetuar a venda com segurança e qualidade. Neste ponto do planejamento, também deve ser definido, dentro da estratégia, as visitas que seus vendedores devem fazer para clientes que já efetuaram a compra, fazer um atendimento de pós-venda se torna muito importante e deve ser realizada pelos próprios vendedores.

- Estrutura da equipe: Após definida a estratégia, é o momento de definir a estrutura da equipe, ou seja, como e onde sua equipe irá atuar. Pode-se definir a estrutura de uma equipe de vendas da seguinte maneira:

POR PRODUTO: Neste caso você define um produto para cada vendedor ou grupo de vendedores. Este modelo serve para empresas com uma linha de vários produtos e desta maneira poderá treinar um grupo de vendedores para que se tornem especialista nesta linha e não uma equipe com um pequeno conhecimento de cada produto da empresa.

POR REGIÃO: Se sua empresa não tem uma linha muito grande de produtos e cada vendedor pode ter conhecimentos profundos de tudo o que sua empresa vende, dividir sua equipe por região é a melhor opção. Neste caso você poderá explorar mais a fundo cada região, pois seu vendedor deve se tornar um profundo conhecedor dos anseios e necessidades dos clientes e clientes em potencial de uma determinada região.

POR CLIENTE: Quando sua empresa trabalha com clientes de características diferentes e que utilizam seus produtos de maneiras diferentes, estruturar a equipe por cliente se torna a melhor opção. O seu vendedor, além de ser um especialista no seu produto, deverá ter profundos conhecimentos do mercado de atuação de cada cliente e saber como auxiliar o cliente dentro do seu mercado. É o chamado consultor de vendas, pois ele também conhece o mercado de atuação do seu cliente e como o seu produto pode ajudá-lo no seu segmento.

GERENCIAMENTO DE VENDAS

- Análise de vendas: A análise normalmente é realizada pelo Gerente de Vendas. É muito importante que em seu planejamento seja definida algumas funções básicas do responsável pela equipe de vendas. O Gerente deverá orientar e desenvolver atividades de apoio aos vendedores como treinamento contínuo e todo o suporte necessário para o bom andamento da equipe. A análise de vendas é a verificação se sua equipe está atendendo as necessidades da empresa e atingindo os objetivos traçados, caso não estejam, o plano deve conter, quais procedimentos o gerente deverá seguir para que o quadro seja satisfatório.

- Definição de quotas: Definir uma quota não é necessariamente definir o quanto o seu vendedor deverá vender em um determinado período. Existem definições de quotas que poderão trazer resultados diferentes e positivos para a empresa. As quotas podem ser:

POR VOLUME DEVENDAS – Neste caso simplesmente se define um número bruto de vendas que deverá ser atingido.

POR LUCRATIVIDADE – Define-se um volume de vendas e dentro deste volume se determina uma porcentagem de vendas de um determinado produto que possui uma lucratividade maior dentro da empresa.

POR ATIVIDADE – Neste caso as quotas não são definidas exclusivamente pelo volume de vendas, mas também pelas atividades, por exemplo: o vendedor deve trazer um número “x” de novos clientes, um número “y” de feedback positivo de clientes, etc.

O mais importante que se deve ter em mente ao definir suas quotas é que elas possuam as seguintes características: OBJETIVAS, REALISTAS E DE FÁCIL COMPREENSÃO.

ATENDIMENTO

- Pré-Venda: O seu planejamento deve conter uma análise primária que podemos chamar de pré-venda, são elas: 1) levantamento de produtos por volume de vendas, ou seja, um levantamento do volume de vendas por produto, 2) um levantamento detalhado do perfil do seu cliente em potencial e 3) Definição dos passos a serem seguidos para concretização da venda.

- Sondagem: Faça um levantamento detalhado do porque o seu cliente em potencial necessita do seu produto ou serviço. A melhor maneira de se conseguir isso é através de conversas com seus atuais clientes.

- Abordagem: Defina a maneira correta que seus vendedores devem abordar um cliente. De sua aparência pessoal até a maneira de cumprimentar o cliente. Lembre-se que sua equipe de vendas deve ter treinamento constante, não só em seus produtos, mas também em técnicas de vendas.

- Fechamento da venda: Defina todas as objeções que podem surgir no fechamento da venda, esta definição você consegue através do feedback de sua força de vendas, no seu dia-a-dia. Defina em seu planejamento as respostas para cada objeção encontradas.


RELACIONAMENTO COM O CLIENTE

- Conhecer o cliente: O seu planejamento deve possuir um dossiê sobre o perfil do seu cliente e suas reais necessidades. Como o seu produto pode ajudá-lo e onde ele se encontra. Todas essas informações irão ajudar sua equipe de vendas na identificação dos clientes em potencial e identificar formas de satisfazer seu cliente cada vez mais.

- Relacionamento de longo prazo: Se você quer que sua empresa siga sempre em frente, é necessário que você tenha em mente que o relacionamento com o seu cliente deve ser de longo prazo e não somente até a assinatura do contrato. Defina em seu planejamento todas as revisitas e contatos com seus clientes. Defina meios para conseguir feedbacks dos seus clientes. Estas informações irão ser úteis nas melhorias que sua empresa deverá fazer para continuar atendendo os clientes por um prazo indeterminado.

- Processos de Fidelização: Uma vez que você possui conhecimentos sobre os anseios dos seus clientes, defina em seu planejamento, todos os processos que você irá utilizar para tornar seus clientes fiéis a sua empresa, sua marca e seus produtos. Você poderá definir desde um cartão fidelidade até meios que demonstre ao seu cliente que você quer ajudá-lo, pode ser através de consultorias gratuitas, boletins periódicos ou qualquer outra ação que mostre o seu interesse por ele.

Toda empresa que trabalha baseada em planejamento, tem suas chances de sobrevivência e crescimento muito maior do que aquelas que estão no mercado sem nenhuma definição clara dos seus objetivos.

Pense bem em tudo isso.

Marco Antonio Meira
Consultor de Marketing e Vendas