Procedimentos a serem observados quanto ao controle interno da produção e despesas

Por Sergio Lopes de Souza Junior

27/10/2009

1 CUSTOS

a) Compras

A função de compras é definida como obtenção dos recursos necessários pelo melhor preço, na melhor quantidade, no tempo certo e no lugar certo, observando-se as exigências de qualidade.

Todas as compras da empresa, exceto as de pequenos itens pagos pelo fundo de caixa, devem ser efetuadas com a emissão de uma ordem de compras formal. Cada ordem de compra deve ser suportada por uma requisição de material devidamente aprovada por pessoas autorizadas. Exceções e esta regra devem ser expressamente aprovadas por escrito pela Diretoria.

A autoridade de assinar uma ordem de compra deve estar formalizada e obedecer a limites de valor, conforme os níveis hierárquicos, e de acordo com as determinações da Diretoria.

Uma ordem de compra não deve nunca ser emitida após o fato ter-se consumado, ou seja, após a compra já ter sido efetuada.

No mínimo três cotações de diferentes fornecedores devem ser obedecidas, para compras em que os valores e quantidades envolvidas sejam substanciais.

A coleta de novas cotações de preços de itens de compra contínua deve ser efetuada de acordo com a periodicidade estabelecida pela Diretoria da área.

Os processos de seleção de cotações devem ser documentados e arquivados de maneira adequada para eventual revisão posterior pela administração e auditoria interna.

Decisões de escolher outro fornecedor que não o mais competitivo devem ser suportadas e aprovadas devidamente.

Os contatos com os fornecedores de materiais, tanto diretos como indiretos, devem ser feitos pelo pessoal de compras, e nunca diretamente pelos departamentos usuários.

Adequado controle seqüencial deve ser exercido no arquivamento de Requisições e Ordem de Compra. Tais formulários devem ser pré-numerados e um controle apropriado exercido sobre os estoques em branco.

Deve existir um sistema adequado que registre os recebimentos parciais nas ordens de compra em aberto, dando baixa e trazendo o saldo atualizado.

Ajustes de preço solicitados pelos fornecedores devem ser previamente analisados e aprovados pelos níveis competentes. Relatórios mensais devem ser extraídos do sistema mostrando as alterações de preço do período.

A gerência de compras deverá certificar-se de que foram processados somente ajustes de preço devidos e previamente aprovados. Estes relatórios devem trazer evidência de revisão (visto do gerente), e devem ser arquivados.

As diferenças entre as condições efetivamente negociadas com os fornecedores e as condições reais das compras devem ser devidamente analisadas pelos níveis apropriados, e ação corretiva cabível deve ser tomada.

A gerência de compras deverá analisar as diferenças de preço, quantidade e condições de pagamento ocorridas no recebimento de mercadorias, mediante relatórios, obtidos do sistema. Tal análise deverá ser evidenciada pelo visto do gerente.

Antes de pagas, as contas de fretes sobre compras devem ser analisadas adequadamente pelo departamento, a fim de verificar sua exatidão em confronto com as condições contratadas.

A inclusão ou exclusão de um fornecedor no arquivo de fornecedores autorizados deve efetuar-se por meio de um processo formal devidamente aprovado pela Gerência de Compras.

Dentro das possibilidades, deve existir um rodízio dos compradores em suas várias áreas de compras, no departamento.

Toda alteração de dados das ordens de compra deve ser formalmente aprovada pelos níveis hierárquicos adequados, antes de efetivada.

A função de desenvolvimento de novos fornecedores deve questionar continuamente a possibilidade de fornecedores alternativos.

Não devem ser permitidas compras de itens pessoais, para uso dos funcionários, pelos canais de compras da empresa.

As vantagens ou não de centralizar a compra de certas matérias-primas para abastecimento das várias fábricas devem ser avaliadas formalmente.

Fornecedores exclusivos só devem existir em conseqüência das exigências de qualidade, e devem estar suportados por estudo formal do Departamento de Engenharia de Produtos, e aprovado pelo nível gerencial.

Devoluções de materiais, ou quaisquer alterações que implicam deduções de valores a favor da empresa devem ser devidamente informadas ao Departamento de Contas a Pagar

Deve ser evitada a formação de estoques de materiais a serem devolvidos aos fornecedores, nas dependências das empresas de transportes.

A compra de serviços deve ser suportada por coleta e análise de preços de vários fornecedores, sempre que aplicável. Quando não houver cotação de preços, a escolha de determinado fornecedor deve ser aprovada pelo nível gerencial.

Os contratos de serviço devem ser analisados e aprovados previamente pelo Departamento Jurídico antes de efetivados.

A função de compras indiretas deve ser suportada por uma relação das pessoas autorizadas a requisitar materiais.

b) Recebimento de Mercadorias

As funções de recebimento de mercadorias devem fazer parte da organização responsável pelo controle da produção e materiais, e deverão estar separadas das funções de compras e contas a pagar.

O pessoal do recebimento deve proceder à análise dos materiais e documentos, a fim de determinar se as condições deles estão de acordo com as ordens de compra

Ação corretiva adequada à função de compras e ao fornecedor deve ser tomada sobre divergências acusadas no recebimento, em tempo hábil.

As inspeções de qualidade devem ser adequadas e criteriosas suficientemente para proteger os interesses na empresa.

Os procedimentos sobre a manutenção do material, rejeitado na empresa, devem ser adequados a fim de preservar os direitos de ressarcimento pelo fornecedor.

Quaisquer variações nos materiais recebidos devem ser evidenciadas.

Parâmetros de aceitação de variações mínimas ( para cima e para baixo) devem ser definidos pelos níveis gerenciais.

Cópias das Ordens de Compra emitidas pelo sistema devem ser enviadas ao Departamento de Contas a Pagar, e checagens devem ser efetuadas antes do seu pagamento, ou pro via de sistema, quando aplicável.

O recebimento de todo e qualquer material deve ser centralizado, salvo exceções aprovadas pela Direção.

Todo recebimento de material deve ter seu registro efetuado quando da passagem pela portaria.

A área física da função de recebimento deve estar devidamente segregada das outras áreas.


Sergio Lopes de Souza Junior é Especialista em projetos EPC e automação de projetos de engenharia. Administrador de CAD/CAE Administrador de Sistemas de Materiais Oracle Certified OCA OCP Oracle BI Microsoft MCSE Consultor Técnico http://sites.google.com/site/engenhariaprojetoseconstrucao/ oracle.dba.consulting@gmail.com