A teoria da burocracia foi formalizada por Max Weber que, partindo da premissa de que o traço mais relevante da sociedade ocidental, no século XX, era o agrupamento social em organizações, procurou fazer um mapeamento de como se estabelece o poder nessas entidades. Construiu um modelo ideal, no qual as organizações são caracterizadas por cargos formalmente bem definidos, ordem hierárquica com linhas de autoridade e responsabilidades bem delimitadas. Assim, Weber cunhou a expressão burocrática para representar esse tipo ideal de organização, porém ao fazê-lo, não estava pensando se o fenômeno burocrático era bom ou mau. Weber descreve a organização dos sistemas sociais ou burocracia, num sentido que vai além do significado pejorativo que por vezes tem. Burocracia é a organização eficiente por excelência. E para conseguir essa eficiência, a burocracia precisa detalhar antecipadamente e minuciosamente como as coisas deverão ser feitas.mas acaba se esquecendo dos aspectos váriaveis que se devem ser considerados, o que na sua negligencia acaba trazendo diversas disfunções na realização de ações especificas Segundo Weber, a burocracia tem os seguintes princípios fundamentais:

• Formalização: existem regras definidas e protegidas da alteração arbitrária ao serem formalizadas por escrito.
• Divisão do trabalho: cada elemento do grupo tem uma função específica, de forma a evitar conflitos na atribuição de competências.
• Hierarquia: o sistema está organizado em pirâmide, sendo as funções subalternas controladas pelas funções de chefia, de forma a permitir a coesão do funcionamento do sistema.
• Impessoalidade: as pessoas, enquanto elementos da organização, limitam-se a cumprir as suas tarefas, podendo sempre serem substituídas por outras - o sistema, como está formalizado, funcionará tanto com uma pessoa como com outra.
• Competência técnica e Meritocracia: a escolha dos funcionários e cargos depende exclusivamente do seu mérito e capacidades - havendo necessidade da existência de formas de avaliação objetivas.
• Separação entre propriedade e administração: os burocratas limitam-se a administrar os meios de produção - não os possuem.
• Profissionalização dos funcionários.
• Completa previsibilidade do funcionamento: todos os funcionários deverão comportar-se de acordo com as normas e regulamentos da organização a fim de que esta atinja a máxima eficiência possível.

Disfunções da Burocracia:

• Internalização das regras: Elas passam a de "meios para os fins", ou seja, às regras são dadas mais importância do que às metas.
• Excesso de Formalismo e papelatório: Torna os processos mais lentos.
• Resistências às Mudanças.
• Despersonalização: Os funcionários se conhecem pelos cargos que ocupam.
• Categorização como base no processo decisorial: O que tem um cargo maior, toma decisões, independentemente do que conhece sobre o assunto.
• Superconformidade as Rotinas: Traz muita dificuldade de inovação e crescimento.
• Exibição de poderes de autoridade e pouca comunicação dentro da empresa.
• Dificuldade com os clientes: o funcionário está voltado para o interior da organização, torna dificil realizar as necessidades dos clientes tendo que seguir as normas internas.
• A Burocracia não leva em conta a organização informal e nem a variabilidade humana.

Uma dada empresa tem sempre um maior ou menor grau de burocratização, dependendo da maior ou menor observância destes princípios que são formulados para atender à máxima racionalização e eficiência do sistema social (por exemplo, a empresa) organizado.