Avaliação do Controle de Compras

Por Sergio Lopes de Souza Junior

24/05/2010

Avaliação do Controle Interno

Geral

1. Os estoques estão sob o controle de um encarregado responsável?

2. Existe um procedimento para identificar estoques deteriorados, obsoletos ou de escassa movimentação?. Descrevê-lo.

3. Caso houver material valioso suscetível de ser furtado, o mesmo esta armazenado num local adequadamente protegido e controlado por funcionários devidamente autorizados e responsáveis?

4. Existe proteção adequada, por meio de cercas, guardas, etc. a fim de evitar embarques ou saídas de materiais não autorizados?

Registro permanente

5. Existem registros auxiliares de estoque para:

Matérias primas?

Produção em processo?

Produtos acabados?

Almoxarifados?

6. Esses registros são utilizados para a administração dos estoques e o planejamento das compras, além de fornecer informação contábil?

7. Estes registros auxiliares mostram:

Quantidades?

Estoques mínimos e máximos?

Custo unitário?

Custo total?

8. São escriturados por pessoal:

Que não tem acesso às existências?

Que não autoriza movimentação de estoques?

Que não tem acesso aos controles contábeis e de custo?

9. O funcionário que revisa e aprova os ajustes sou correções por erros contábeis nas contas de estoques é independente das funções de :

Custodia das existências?

Registro das mesmas?

10. Os lançamentos nos registros auxiliares de estoques são feitos unicamente com base nos lançamentos da conta controle? .Se não, por quê?

11. São utilizados registros auxiliares no almoxarifado para controlar as existências físicas?. Quais?.

12. Quanto às entradas:

a) As matérias primas, materiais e mercadorias compradas são lançadas nos registros auxiliares com base em relatórios de recepção numerados tipograficamente?.

b) Os registros de recepção incluem a quantidade e qualidade verificada no ato da recepção?.

c) A produção acabada é lançada nos registros auxiliares com base em relatórios de produção numerados tipograficamente?.

d) As entradas de produtos devolvidos pelos clientes são conferidas com os relatórios numerados tipograficamente e autorizadas pela gerencia de vendas?.

e) A contabilidade recebe uma via da documentação mencionada em a) e c) a fim de resumir as informações e registra-las no razão?.

13. Quanto às saídas:

a) As entregas são feitas unicamente com base nas requisições do almoxarifado ou nas ordens de expedição autorizadas e numeradas tipograficamente?.

b) Os procedimentos vigentes garantem, através do controle seqüencial ou por outro meio, que toda saída é registrada?.

14. A produção é controlada com base em ordens de fabricação aprovadas?.

15. Os níveis de produção guardam proporção com os níveis de estoques e prognósticos de vendas?.

16. A quantidade de unidades produzidas é determinada por meio de contadores automáticos, balanças ou outras técnicas que assegurem uma contagem adequada?.

17. Os registros de existências são conferidos com as contas do razão?.

18. As diferenças encontradas são investigadas por um funcionário independente das funções de custodia e registro dos estoques?.

19. Os ajustes são aprovados por um funcionário responsável cuja função não esta relacionada com o manejo ou controle dos estoques?.

20. Existe controle sobre as saídas de mercadorias que embora excluídas dos registros auxiliares e debitadas em lucros e perdas ainda encontra-se fisicamente na empresa?.

Contagens físicas

21. São feitas contagens físicas de todos os estoques pelo menos uma vez por ano?.

22. Os funcionários que efetuam os inventários físicos são independentes daqueles que escrituram os registros de existências e dos almoxarifados?.

23. Os funcionários que intervem nos inventários físicos são devidamente:

Instruídos?

Supervisionados?

24. São utilizadas etiquetas numeradas tipograficamente?

25. É controlada a seqüência numérica das etiquetas?

26. É efetuado no (s) dia (s) de contagem um eficiente corte das compras e das vendas?.

27. As quantidades e descrições constantes das etiquetas são conferidas antes de serem recolhidas?.

28. São efetuadas provas para se certificar que todos os estoques foram inventariados?.

29. As diferenças significativas são investigadas por pessoal responsável ?. Quem investiga ?.

30. Os registros contábeis são ajustados com base nos resultados do inventário ?.

31. Este ajuste é efetuado com base num lançamento devidamente aprovado por um funcionário responsável ?. Quem efetua ?.

Estoques em poder de terceiros

1. Existem registros adequados para controlar os estoques:

Recebido em consignação?

Dados em consignação?

Em poder de terceiros?

Em transito?

2. As ditas existências são verificadas por meio de:

Contagens?

Confirmação direta?

Outros procedimentos alternativos?


Sergio Lopes de Souza Junior é Especialista em projetos EPC e automação de projetos de engenharia. Administrador de CAD/CAE Administrador de Sistemas de Materiais Oracle Certified OCA OCP Oracle BI Microsoft MCSE Consultor Técnico http://sites.google.com/site/engenhariaprojetoseconstrucao/ oracle.dba.consulting@gmail.com