Como obter êxito na terceirização de operações logísticas in-house?

Por Marco Antonio Oliveira Neves

26/09/2009

Operações logísticas in-house são aquelas realizadas dentro das próprias instalações físicas do Cliente (Embarcador) e em geral tratam da movimentação e armazenagem de materiais (em inglês warehousing), abastecimento de linhas de produção (em inglês line feeding), montagem de kits (em inglês kitting), embalagens (em inglês packing), etc. Por serem, basicamente, operações de mão-de-obra intensiva, a margem de lucratividade é baixa, e compensam apenas quando são parte de uma operação mais ampla ou quando ocorrem ganhos em escala.

Para prestadores de serviços logísticos podem ser uma excelente estratégia de entrada em um Cliente com oportunidades potenciais. Para as indústrias é uma ótima oportunidade para otimizar seus processos internos, evitar a imobilização de recursos financeiros, acessar novas tecnologias e conseqüentemente melhorar a qualidade das informações e, é claro, reduzir custos.

Ainda não são comuns no Brasil as operações in-house focadas em inteligência logística, realizadas de forma compartilhada, que tratem da gestão dos estoques, da administração das compras, planejamento e controle da demanda e da produção e gestão de transportes.

Embora envolvam menor exposição a riscos econômicos e financeiros em função do baixo comprometimento com investimentos em ativos e, em geral, maior facilidade e rapidez na implementação por se tratar de uma operação em curso, a terceirização de operações logísticas in-house não é um processo tão simples quanto pareça ser. Recomendaria inclusive, aos prestadores de serviços logísticos e Embarcadores que nunca iniciassem uma experiência de terceirização logística através de uma operação in-house. Diferentemente de outros tipos de desafios impostos aos prestadores de serviços logísticos, neste caso as variáveis comportamentais e culturais, muitas vezes subjetivas, têm uma importância decisiva.

Antes de qualquer coisa, é preciso analisar sob diferentes critérios se esta é realmente a melhor alternativa, pois pode parecer no curto prazo a melhor solução, mas não no médio e longo prazos. Se possível essa análise deve ser realizada em conjunto entre o Cliente (Embarcador) e o seu atual (ou candidato) prestador de serviços logísticos, ou com o suporte de uma consultoria especializada. Por parte do Cliente (Embarcador) devem participar as áreas de Recursos Humanos, Suprimentos, Industrial, Saúde, Segurança e Meio Ambiente (SSMA), e é claro, a área de Logística. Em alguns casos a área Comercial e a área de Tecnologia da Informação (Sistemas ou Informática) também poderão ser envolvidas. Nos prestadores de serviços logísticos deverá haver uma contrapartida equivalente.

A Área de Recursos Humanos analisará os temas relacionados com a legislação trabalhista, principalmente aqueles ligados ao aproveitamento do pessoal próprio, gastos com indenizações, impactos sociais e vínculo empregatício; a área de Suprimentos se encarregará de verificar os aspectos contratuais dos atuais prestadores de serviços (por exemplo, empresas que locam empilhadeiras e mão-de-obra); a área Industrial avaliará a possível utilização da área para futuras ampliações do parque fabril ou revisões de layout; o departamento de Saúde, Segurança e Meio Ambiente (SSMA) estará incumbido de analisar o cumprimento da legislação ambiental, questões de segurança e medicina do trabalho e segurança patrimonial.

Uma vez optado pela operação in-house, dever-se-á iniciar um minucioso planejamento da fase de implementação, utilizando as técnicas e ferramentas de gestão de projetos, envolvendo todas as áreas mencionadas anteriormente. Atenção especial deverá ser dada à fase de transição, tecnicamente conhecida por phase-in, phase-out. É nela que ocorrem ou que se construirão os conflitos ou problemas futuros.

A convivência diária e permanente entre pelo menos duas diferentes empresas pode se tornar uma experiência negativa e fracassada caso alguns importantes pontos não sejam atendidos. O principal deles está relacionado com a absorção da cultura e dos valores da empresa contratante. Deve haver, por parte dos profissionais do prestador de serviços logísticos, uma enorme capacidade de entender e de se enquadrar à realidade cultural de seu Cliente.

A empresa deverá também estar pronta para as constantes ingerências e para a permanente vigilância. A proximidade física e o contato diário facilitarão a ocorrência de conflitos relacionados com a duplicidade de comando, sentimento de perda de poder, boatarias e fofocas, intromissão no gerenciamento e excessivos questionamentos técnicos, envolvendo profissionais do prestador de serviços logísticos e Cliente, e até entre profissionais do próprio Cliente, e que envolverão, direta ou indiretamente, os profissionais da empresa logística, Nestes casos, é importante haver habilidade no relacionamento e na resolução de conflitos, bom senso, paciência, neutralidade, profissionalismo e uma alta capacidade de "engolir e digerir sapos". Por isso, a escolha da equipe de gestão é crucial para este tipo de operação. Recomenda-se também a "blindagem" ou preservação dos principais executivos e profissionais da operação para que não ocorra o desgaste no relacionamento entre as partes.

É igualmente importante nestes casos atentar para a visibilidade das informações. Não bastará apenas dispor de indicadores de desempenho (em inglês KPIs - Key Performance Indicators); o prestador de serviços logísticos deverá disponibilizar de forma confiável e constante os dados gerenciais da operação, bem como interpretá-los, e sugerir soluções técnicas.

Visibilidade será fundamental para reduzir os pontos de conflito e por isso a área de Tecnologia de Informação terá um papel fundamental. A solução de TI deverá ser facilmente customizável, de fácil integração com os Clientes e os dados deverão ser sincronizados em tempo real. A TI terá que evoluir de uma solução transacional para uma solução analítica.

Superadas estas difíceis barreiras, o caminho estará livre para que a sua empresa se torne um especialista em terceirizar operações logísticas in-house e se consolide como o parceiro logístico de seu Cliente.

Marco Antonio Oliveira Neves é Diretor da Tigerlog Consultoria, Hunting e Outplacement e Treinamento em Logística Ltda. marcoantonio@tigerlog.com.br - www.tigerlog.com.br