Como obter sucesso na terceirização logística?

Por Marco Antonio Oliveira Neves

26/09/2009

A terceirização (ou outsourcing) é uma prática de gestão largamente utilizada pelas empresas desde o início da década passada, e já bastante consolidada em atividades como segurança patrimonial, refeição, transporte de funcionários e limpeza. Na área de logística, embora tenhamos um pouco mais de 10 anos de vivência, os resultados têm se mostrado positivos, e em muitos empresas é visto como um processo irreversível.

Ainda existe um ‘desapontamento’ em ambos os lados. De um lado, os Embarcadores insatisfeitos com as promessas não cumpridas, e de outro, os Operadores Logísticos, com a baixa rentabilidade do negócio.

Por envolver, muitas vezes, Fornecedores, Clientes internos e Clientes externos, a terceirização logística não pode falhar, ou falhar o mínimo possível, dentro de valores esperados.

Um bom processo de terceirização logística deveria começar por um diagnóstico técnico da empresa, com o intuito de identificar as oportunidades de melhorias possíveis, quantificar recursos necessários e benefícios esperados. Por exemplo, uma empresa pode concluir que para alcançar um índice de 96% de aproveitamento da capacidade de carga de um caminhão, precisará investir em uma nova ferramenta tecnológica que lhe custará R$ 750 mil entre hardware, software, licenças, customizações, treinamento e implantação. Outra empresa poderá detectar através desse diagnóstico que terá que gastar R$ 5 milhões em novos equipamentos para automatizar a guarda e retirada de produtos em seu armazém, objetivando aumentar em 30% a produtividade operacional e em 35% o aproveitamento cúbico. Outra empresa, por exemplo, poderá concluir que em 2 anos precisará investir R$ 10 milhões na construção de um novo Centro de Distribuição de 12.000 m² para suportar o aumento de vendas projetado pela área Comercial. Constatações como essas levam a empresa a decidir corretamente o que (escopo) e porque terceirizar, os resultados esperados e o perfil mais adequado do Operador Logístico.

Uma vez definido o escopo, recomenda-se a formação de um grupo multifuncional liderado pela área de Logística, contando com representantes das áreas Administrativo-Financeira, Recursos Humanos, Jurídico, Produção, Vendas, Qualidade e Segurança, Saúde e Meio-Ambiente (SSMA). Cada qual contribuirá com pontos específicos relacionados ao processo de terceirização. Recursos Humanos, por exemplo, avaliará com a área Jurídica, a questão do vínculo empregatício em um possível aproveitamento do pessoal da empresa no processo de terceirização A área de SSMA, por exemplo, auxiliará na definição dos itens de segurança necessários nas empilhadeiras a serem substituídas.

Com o grupo atuando de forma integrada, estarão bastante claros os requisitos de serviço exigidos e o perfil ideal do provedor de serviços logísticos.

Procederemos então à etapa de “brainstorming”, visando identificar potenciais provedores de serviços logísticos. Nesta etapa é importante realizar uma ampla pesquisa junto a Internet, anuários e também solicitar informações no mercado.

Feito isso, inicia-se a fase de RFI – Request for Information, na qual será elaborado um amplo questionário a ser aplicado nos provedores logísticos identificados na etapa anterior, abordando aspectos importantes da parceria a ser estabelecida. Recomendamos pré-selecionar ao redor de 8 a 15 empresas. Muitos Embarcadores falham ao incluir dezenas de empresas, pois nesse caso incorreremos no erro de comparar empresas que faturam R$ 1 milhão por ano com empresas que faturam R$ 100 milhões por ano ou mais.

Após a aplicação da RFI, você poderá ranquear as empresas com base em uma pontuação obtida com a ponderação de temas prioritários. Ao final da RFI, o ideal é termos, no máximo, cinco empresas qualificadas para a etapa seguinte, a mais complexa, conhecida por RFP – Request for Proposal, que terá como produto final a apresentação de uma proposta técnica e comercial por parte das empresas selecionadas para esta fase.

Na fase de RFP o Embarcador deverá elaborar um material contendo detalhadas informações sobre a operação a ser terceirizada, além dos requisitos de serviços desejados, prazo do contrato a ser firmado, cronograma do processo e orientações diversas aos Operadores Logísticos. Como importantes informações serão cedidas, recomendamos a assinatura de um Termo de Confidencialidade de Dados com todas as empresas participantes.

Durante o processo de RFP, que poderá durar de 15 a 60 dias, deverão ser permitidas visitas às instalações da empresa, bem como reuniões para esclarecimento de dúvidas. Prazo suficiente deve ser dado para as empresas participantes analisar os dados disponibilizados, coletar informações adicionais, dirimir dúvidas pertinentes e elaborar a proposta técnica e comercial. Lembre-se, a pressa é inimiga da perfeição!

Recomendamos que as perguntas e respostas sejam encaminhadas a todos os participantes, evitando, dessa forma, que uma empresa detenha informações diferenciadas.

Dado o tempo e o nível de detalhamento envolvido, muitas empresas optam, sabiamente, pela contratação de consultorias em logística (não confundir com empresas de leilão eletrônico) para o gerenciamento e condução do processo.

Na etapa de RFP é importante definir um padrão de precificação dos serviços, disponibilizando uma planilha Excel ou link na Internet para o preenchimento dos dados. Assim, evitaremos comparar “bananas” com “laranjas”.

Recomendamos que todas as propostas técnicas e comerciais sejam apresentadas individualmente ao grupo multifuncional estruturado no início do processo. Nada de envelopes fechados, o ideal é o contato pessoal e o esclarecimento de dúvidas no momento desse encontro.

Analisadas as propostas, optar-se-á pela empresa mais competitiva conforme os critérios definidos pelo Embarcador. Algumas empresas optam por selecionar duas empresas (short list) para aprofundamento técnico da proposta apresentada, visitas ao Operador Logístico e para iniciar uma exaustiva rodada de negociações comerciais, confrontando uma empresa com a outra.

Definida a empresa, passaremos para a fase de negociação contratual, que em geral exige de 2 a 5 reuniões entre membros da Diretoria de ambas as empresas, Embarcador e Operador Logístico. O contrato, além de seu tradicional conteúdo jurídico, deverá ser encarado como um Manual Operacional, que minimizará os conflitos entre as empresas e direcionará a parceria estabelecida.

Finalizado o contrato, inicia-se o planejamento da implantação. Normalmente, Operadores Logísticos bem estruturados e intelectualmente capacitados, realizam um processo de due diligence na empresa, visando levantar maiores informações sobre a operação. Algumas empresas têm como prática interna realizar essa diligência ainda na etapa de RFP.

Uma equipe multifuncional deverá ser montada em ambos os lados, com o objetivo de abordar todos os aspectos possíveis da parceria. Ao longo do contrato, reuniões mensais deverão ser realizadas, com o intuito de discutir o desempenho e possíveis ações para a melhoria ou manutenção dos resultados alcançados.

Seguindo os passos anteriormente citados, sua empresa terá muito SUCESSO na terceirização logística, obtendo real vantagem competitiva.

Marco Antonio Oliveira Neves é Diretor da Tigerlog Consultoria, Hunting e Outplacement e Treinamento em Logística Ltda. marcoantonio@tigerlog.com.br - www.tigerlog.com.br