Noções básicas e dicas sobre aquisição e recebimento de materiais

Por Sergio Lopes de Souza Junior

27/10/2009

Aquisição de material:

1. Onde e de quem são feitas as compras?

2. As compras são segregadas da Contabilidade (incluindo os registros de inventário permanente), recebimento e transporte?

3. As compras são feitas apenas com base nas requisições assinadas e feitas por pessoas autorizadas (como chefes de departamento)?

4. As cotações de materiais de materiais, suprimentos e serviços, incluem os contratos de construção, sobre montantes mínimos especificados? Será mantido um registro dos convites de cotação enviados e recebidos. São exigidas explicações por escrito nos casos das propostas não forem solicitadas ou quando a aquisição foi feita a partir de outras propostas mais baixas?

5. As ordens de compra são preparadas para todas as compras?

6. As ordens de compra mostram os termos, condições e preços?

7. As ordens de compras são pré-numeradas e controladas?

8. Quantas cópias da nota de encomenda são preparadas, e qual é a disposição?

9. A empresa tem uma lista de fornecedores e prestadores de serviço que tenha sido aprovado nos termos estabelecidos pela política da empresa? As compras são feitas somente de empresas nesta lista? Existe manutenção na lista de fornecedores e prestadores de serviços? Existe controle para determinar se os fornecedores e prestadores de serviços são empresas estabelecidas e de boa fé? São financeiramente sustentáveis e responsáveis, capazes de preencher os requisitos da empresa?

10. Será que o departamento de contabilidade ou a auditoria interna revisam periodicamente os preços pagos pelos itens para determinar que esses preços não sejam superiores a preços correntes de mercado?

11. Se existir necessidade de aprovações especiais para determinadas compras por causa do tipo, quantidade ou outras limitações, a contabilidade ou auditoria interna verificar essas aprovações?
12. Os fornecedores enviam as faturas para o departamento de compras? (Geralmente não é feito, porém isso é desejável.) Se assim for o procedimento, o quais as funções são realizadas?

13. Qual é a política da empresa com relação à aceitação, por parte dos trabalhadores de presentes ou outras gratificações de fornecedores? Esta política é informada aos fornecedores por escrito de tempos em tempos?
14. Os procedimentos de compras e controle são revistos periodicamente por auditores internos ou de outras pessoas independente do departamento de compras para garantir que as políticas da empresa estão sendo cumpridas?

Sergio Lopes de Souza Junior é Especialista em projetos EPC e automação de projetos de engenharia. Administrador de CAD/CAE Administrador de Sistemas de Materiais Oracle Certified OCA OCP Oracle BI Microsoft MCSE Consultor Técnico http://sites.google.com/site/engenhariaprojetoseconstrucao/ oracle.dba.consulting@gmail.com