Atitudes Assertivas no Planejamento
(COMO EVITAR A PROCRASTINAÇÃO E ADOTAR ATITUDES ASSERTIVAS FRENTE AO PLANEJAMENTO DIÁRIO)
Por Maria Rita Gramigna
29/03/2007

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Que causas levam um grande número de profissionais a lidar de forma não assertiva no planejamento de seu trabalho?
É comum no cotidiano empresarial, a presença de situações onde o acumulo de tarefas leva à procrastinação (hábito de deixar para amanhã, o que pode ser feito hoje). Metas importantes e decisivas, ligadas ao negócio da empresa, são relegadas a segundo plano.
A justificativa para tal fato, quase sempre é a “falta de tempo”. Para alguns o dia deveria ter 26 ou 30 horas!
É angustiante e desgastante, para qualquer ser humano, chegar ao final da tarde e perceber que quase nada de produtivo foi realizado. Perguntas tais como “O que fiz hoje?” Ou “O que deixei para amanhã?”, sempre incomodam àqueles que têm como responsabilidade gerar resultados.
Como transformar a procrastinação em ação?
Antes de tudo, é necessária uma boa dose de humildade para reconhecer que precisamos aprender e mudar. E, ainda, a conscientização de que podemos e somos capazes de rever hábitos e atitudes.
A ação de planejamento inicia com a pré-disposição e o esforço diário na organização e priorização de tarefas a realizar.
Uma pessoa determinada a mudar hábitos leva, pelo menos, seis meses para adquirir um novo comportamento. Pesquisas indicam que um bom percentual dos que tentam mudar acabam voltando à forma anterior de conduta.
Acredito que nada é impossível quando há vontade. Meu desafio vai para aquelas pessoas que, como eu, desejam parar de reagir e passar a agir frente às situações que exigem planejamento pessoal.

CRIANDO NOVOS HÁBITOS
ETAPA I
A lista abaixo contém 40 atividades que fazem parte da rotina empresarial.
Dentre elas, marque as 15 que tomam mais seu tempo.

01. Atendimento a telefonemas
02. Emissão de telefonemas
03. Atendimento a profissionais de sua empresa
04. Atendimento a clientes externos
05. Redação de correspondências internas
06. Uso do correio interno do computador
07. Emissão da fax ou e-mail
08. Pesquisas na internet
09. Redação de propostas de negócio para clientes externos
10. Elaboração de projetos
11. Despacho de correspondências
12. Planejamento e balanços financeiros
13. Pesquisa de preços de fornecedores
14. Orçamentos para clientes
15. Organização de seu armário
16. Organização de sua mesa de trabalho
17. Organização de seu arquivo
18. Leituras técnicas
19. Leitura de revistas e jornais periódicos
20. Criação de novos produtos
21. Criação de novos instrumentos de controle internos
22. Criação de novos serviços
23. Participação em treinamentos externos
24. Participação em treinamentos internos
25. Participação em palestras
26. Controle diário da agenda (pela manhã)
27. Controle diário da agenda (final da tarde)
28. Visitas a outros setores da empresa
29. Negociação com sindicatos
30. Negociação com sua equipe de trabalho
31. Parada para o cafezinho
32. Orientação de trabalho a colegas
33. Almoço com clientes
34. Viagens pela empresa
35. Atendimento a jornalistas (mídia em geral)
36. Permanência em fila de Bancos ou caixa eletrônica
37. Consulta de saldo pelo telefone ou computador
38. Permanência em consultórios médicos ou dentários durante o horário comercial
39. Permanência em oficinas mecânicas no horário comercial
40. Reunião de pais e mestres na escola freqüentada por filhos (horário comercial)

ETAPA II

Priorize sua marcação, indicando os números de cada item, de acordo com o tempo destinado a cada atividade.

MAIS TEMPO

MENOS TEMPO

ETAPA III
Analise cada item priorizado, de acordo coma as categorias:

URGENTES = são aquelas atividades/tarefas que devem ser resolvidas logo pela manhã ou no início da tarde, permitindo mais tempo de dedicação às importantes.

IMPORTANTES = são aquelas ligadas às metas e ao negócio. Estas devem merecer atenção especial, pois delas depende a sobrevivência de sua empresa no mercado.

Agora, verifique como você se posicionou nas atividades. Em quais conjuntos de tarefas você está centrado(a)? Nas urgentes ou nas importantes?
Há uma tendência em nos apegarmos àquilo que mais gostamos de fazer, deixando para depois o que nos desagrada. Se você está incorrendo nesta atitude, ela poderá ser modificada se você começar a usar um instrumento especial: a agenda.
O hábito de usar controles pessoais (agenda ou outra forma específica) é indispensável. Costumo me referir a ela como “minha vida registrada em papel” (ou eletronicamente conforme a disponibilidade de cada um).
A manhã é o horário crucial para a organização do dia, onde estabelecemos as prioridades de acordo com urgência e importância. Ao final da tarde é necessário verificar o que foi cumprido e registrar o que ficou para o dia posterior.
O simples ato de visualizar um trabalho realizado já traz satisfação e estimula a automotivação para a superação de metas pessoais.
No caso de você perceber que está acumulando muitas atividades, poderá lançar mão de outra estratégia: a delegação.

COMO DELEGAR?
O processo de delegação é muito confundido com repasse de responsabilidade para outras pessoas. Na realidade, é necessário estabelecer critérios e observar alguns cuidados ao delegar.
Princípios básicos servem de elementos norteadores para a delegação:
1º - Lembre-se: a responsabilidade final pelos resultados é sempre de quem delegou.

2º - Verifique se a pessoa escolhida sabe fazer o que foi solicitado. Caso contrário, ela deverá ser orientada.
3º - Profissional motivado apresenta melhores resultados e maior comprometimento. Passe as tarefas em forma de metas-desafio, estimule e qualifique o potencial da pessoa escolhida. Dê as informações necessárias para o bom desempenho.
4º - Coloque-se à disposição para ajudar, se necessário.
5º - Avalie os resultados e dê feedback.
6º - Mantenha sua equipe informada sobre o andamento das metas.

O trabalho em equipe é uma realidade hoje. A maximização do esforço coletivo dependerá da forma como você forma sua imagem junto aos seus colaboradores.

O grande desafio, o desafio maior que se apresenta a todos nós, profissionais na era da qualidade, diz respeito a mudanças atitudinais. Ninguém questiona a importância do planejamento e organização do trabalho. É necessário, sim: SAIR DO PAPEL E PARTIR PARA A PRÁTICA - AGIR NO LUGAR DE REAGIR.



Maria Rita Gramigna é Mestre em Criatividade Total Aplicada pela Universidade de Santiago de Compostela (Espanha). Graduada em Pedagogia pela Universidade Federal de Minas Gerais e pós-graduada em Administração de Recursos Humanos pela UNA – União de Negócios e Administração (MG). Atua no Mapeamento de Competências, contatos estratégicos com clientes, capacitação gerencial e treinamento da equipe de consultores da MRG Consultoria e Treinamento Empresarial.