Escritório Virtual: uma
moderna solução de negócios
Por Murilo Nogueira
10/01/2008
Problemas modernos exigem soluções modernas. Neste
artigo conheceremos os Escritórios Virtuais e como
podem ser úteis para profissionais e empresas em
busca de soluções criativas para viabilizar e
aumentar os lucros de seus negócios.
Um pouco de história
Empresas podem ser grandes ou pequenas, novas ou
tradicionais, de capital público ou privado, de
atuação local ou multinacional...
Até alguns anos, tais empresas guardavam mais
diferenças do que semelhanças - cada uma atuando em
um nicho de mercado, vendendo serviços e produtos
voltados para um tipo de clientes e, principalmente,
competindo com um grupo limitado e conhecido de
concorrentes.
Mas na virada dos anos 1990 o mundo mudou: fim da
Guerra Fria, comércio global, difusão dos
computadores, revolução nas comunicações,
internet...
A quantidade de novas informações e a velocidade das
transformações se tornaram absurdamente elevadas.
Uma nova empresa surgida em uma garagem na
Califórnia podia em poucos anos se tornar um gigante
mundial. Tendências surgidas em Tóquio modificavam
as decisões de consumidores na América Latina. A
livraria da esquina perdia clientes para a
Amazon.com.
Paradoxalmente, tantas mudanças criaram paradigmas
comuns a todas as empresas:
- Todos disputam o mercado contra todos;
- Qualquer um pode se tornar líder (ou quebrar) em
pouco tempo;
- Todos buscam baixos custos, agilidade,
flexibilidade e competitividade.
Existiriam soluções também comuns a esses desafios?
Sem dúvida que sim. Neste artigo, falarei sobre uma
em particular: os Escritórios Virtuais.
Escritório Virtual: o que é?
Antes de tudo, cabe definir o que os escritórios
virtuais são empresas que disponibilizam a
infra-estrutura de um escritório — endereço físico,
pessoal, mobiliário, atendimento telefônico, salas
de trabalho, serviços de apoio administrativo etc. —
a outras empresas e profissionais para os quais os
investimentos e despesas necessários à montagem de
um escritório próprio não se justificam.
(Não confundir, portanto, com escritório eletrônico,
normalmente um software que agrega algumas funções
típicas de escritório para atividades à distância).
Ao compartilhar o uso de sua infra-estrutura, o
Escritório Virtual pode oferecer um serviço de
qualidade por um custo normalmente inferior ao que o
cliente teria se tivesse ele próprio que adquirir e
manter todos esses recursos.
Fica claro que o escritório virtual é, de fato,
bastante real! Na verdade, este nome foi
popularizado nos EUA e Europa (virtual offices),
sendo a palavra virtual usada para enfatizar que a
infra-estrutura está “fora” da empresa que a
utiliza. Embora existam outros termos (até melhores)
como escritórios inteligentes ou centros de
negócios, a denominação escritório virtual se tornou
referência para esse segmento de prestação de
serviços,
Escritório Virtual: a quem se destina?
Peço agora ao leitor que avalie os seguintes
problemas empresariais:
- Começar um novo negócio sem gastar muito.
- Expandir um negócio já estabelecido com baixo
investimento.
- Testar o mercado de outra região, sem abrir uma
filial.
- Reduzir custos para melhor enfrentar a
concorrência.
- Montar uma estrutura para uma atividade temporária
ou de curta duração.
Trata-se de problemas que podem afetar microempresas
e grandes multinacionais, empreendedores jovens e
experientes, indústrias e empresas de serviços.
E, no entanto, todos podem encontrar uma excelente
solução na contratação de um escritório virtual.
Convido o leitor a digitar, no Google, a expressão
“escritórios virtuais” e dedicar algum tempo a
pesquisar alguns (em Janeiro de 2008 eram mais de
300 mil resultados!) dos links apresentados. Talvez
se surpreenda ao descobrir que, por valores a partir
de R$ 100/mês, é possível se tornar cliente de um
escritório virtual e desfrutar de uma
infra-estrutura moderna, atendimento telefônico e
endereço de prestígio.
E o que é melhor: sem ter que se preocupar com
aluguel, condomínio, despesas de luz e telefone,
custos de pessoal...
Murilo Nogueira é Mestre em Metrologia para
Qualidade e Inovação (PUC-RJ) e graduado em
Engenharia (UFRJ), Administração de Empresas (UERJ)
e Informática (UERJ), com especialização em
Engenharia Econômica (UFRJ) e MBA em Management
(FGV-RJ). É Sócio-Diretor da Espaço 2D Escritórios
Virtuais (www.espaco2d.com.br).