Orçamento é matemática, não entusiasmo.
Por Nori Lucio Jr.
08/10/2007
O orçamento mapeia as fontes de investimentos, receita e despesa
necessários para implementação das estratégias definidas no “plano
de negócios”. Por isso os objetivos, estratégias e tácticas devem
estar sincronizadas com o planejamento financeiro formando, juntos,
um “plano de negócios” crível e que tenha o apoio de todos os níveis
da empresa.
O efeito contrário é também o mais comum, ou seja, construir um
orçamento baseado meramente na planilha do diretor financeiro. Neste
caso torna-se um exercício unilateral e inflexível e, como
conseqüência, perde credibilidade e tende a desaparecer ao longo do
tempo, pois tem pouco ou nenhum valor agregado.
Cuidado para que o “poder do entusiasmo” de gestores mal preparados
“mate sua empresa de fome”. Não cometa o erro de embasar o orçamento
com premissas intangíveis como, por exemplo:
· Dobrar as vendas, sem saber como irá financiá-las.
· Investir muito agressivamente em marketing, sem alocar os fundos
compatíveis com o plano.
· Dobrar a margem, se sua empresa esta num mercado altamente
competitivo e “comoditizado” e não têm bem definida outras fontes de
faturamento com maior margem.
O ideal é seguir obcecadamente os objetivos definidos no “plano de
negócios”. Sé assim, os investimentos serão priorizados nas áreas
que realmente farão a diferença - diferença competitiva!
Na construção do plano financeiro é necessário mais disciplina do
que propriamente conhecimento financeiro. São quatro as ferramentas
básicas:
· As premissas e comentários;
· O Balanço;
· DRE (Demonstrativo de Resultados);
· Fluxo de caixa.
Negligenciar estas ferramentas pode colocar sua empresa em sérios
problemas cuja resolução quase nunca vem a tempo de salvá-la da
extinção.
Quanto maior a empresa, maior a necessidade de planejamento a longo
prazo. No entanto, independente do tamanho, projete no mínimo 12
meses.
Depois do orçamento pronto, aí sim é que não dá para relaxar.
O acompanhamento e a disciplina orçamentária são essenciais na busca
pela liquidez que émais importante que lucro. O que “quebra” uma
empresa é a falta de liquidez. Empresas são inviabilizadas
financeiramente mesmo apresentando lucros contábeis. O contrário
também é verdadeiro, ou seja, empresas muitas vezes recorrem ou
“jogam” com vários bancos para conseguirem o capital que precisam
para operar o caixa.
Como buscar capital?
Os capitais de terceiros tem duas fontes basicamente: os não
espontâneos, ou seja, os que são tomados normalmente no banco sobre
condições bem definidas de juros, prazos para amortização, etc...
Estes exigem que sejam pagos de qualquer maneira e podem levar a
empresa à falência.
Já os capitais de terceiros que entram na empresa como aportes por
parte dos acionistas ou através da venda de um imóvel, por exemplo,
mesmo que possam exigir retorno atrelado ao lucro não levam a
empresa à falência.
POR ONDE COMEÇAR?
Um bom começo é listar as premissas básicas que regem o negócio e
também servem de referência rápida. Alguns chamam de “pulso” da
empresa. Estas premissas são os pré-requisitos mínimos necessários
para que o negócio seja lucrativo.
1. 1. Comissões sobre vendas: máximo 10% sobre a margem gerada
2. 2. Custo de armazenagem: entre 1% e 2% sobre o valor do estoque
3. 3. Custo do frete: entre 1% e 3% dependendo da localização e
urgência
4. 4. Dias de giro-de-estoque: média de 20 dias
5. 5. Custo da mercadoria vendida: inferior a 35% do preço final de
venda
6. 6. Venda a crédito: inferior a 30% do total das vendas. Prazo
máximo de 60 dias
7. 7. Inadimplência: inferior a 1%
8. Capacidade de tomada de empréstimo em bancos: R$ 2.000.000,00
9. Taxa de juros bancário: inferior a 1,5%
10. Custo fixo: inferior a 20% sobre a margem gerada
11. Dólar máximo esperado: US$ 1 = R$1,80
12. Inflação máxima esperada: 4.5% ao ano
O passo seguinte é elaborar as projeções de venda e principalmente a
rentabilidade.
Para esta complexa tarefa, é fundamental projetar cenários já que a
empresa pode vender à vista, vender a prazo e ao mesmo tempo, ter
que gerenciar a compra de matéria prima, custear a produção, manter
estoque, pagar o salário dos funcionários e ainda gerar, mesmo que
pareça uma tarefa quase impossível, lucro.
Criar cenários não significa que a empresa deva ter dez orçamentos.
O ideal mesmo é investir tempo em fazer um único orçamento com
premissas sólidas, cuidadosamente, matematicamente, analisadas sem o
“poder de entusiasmo”.
O DRE, demonstrativo de resultados, funciona mais ou menos como
plano de vôo para os acionistas.
Esta ferramenta ajuda a manter o controle sobre receitas, custos e
despesas.
Quanto menor a margem da empresa, menor o espaço para erros e
negligências.
Por outro lado quando a margem da empresa é grande, o perigo também
“assombra o lucro”. Aumentam as probabilidades de descontroles.
Aumentam as desculpas para justificar erros grosseiros de gestão ou
os erros ficam normalmente “maquiados” pela sobra de dinheiro.
A regra a ser cumprida é a mesma independente da margem alta ou
baixa. EVITAR SURPRESAS!
Nos Estados Unidos e Europa onde o mercado de capitais é mais
maduro, as empresas são glorificadas ou penalizadas impiedosamente
pelo mercado. O vilão é chamado de Wall Street. Quando as empresas
de capital aberto erram ou não alcançam suas projeções de vendas e
lucro, o chamado forecast, suas ações despencam. Os analistas de
mercado de Wall Street mudam o status da recomendação de “compra”
para “venda” e vice versa e têm ainda o poder de derrubarem CEOs que
acabam caindo em descrédito.
No Brasil, o tema relacionado à “governança corporativa” está se
tornando cada vez mais importante. Nunca se viram tantas empresas
abrindo seu capital, os chamados IPOs. O vilão por aqui, inspirado
pela atitude de Wall Street, é a Bovespa. Para as empresas que
queiram participar deste jogo, o nome do jogo é previsibilidade.
Previsibilidade = Disciplina, Disciplina e mais Disciplina!!!
PREENCHENDO O D.R.E.
RECEITA BRUTA
Receita bruta são as vendas totais da empresa. Na prática é o
dinheiro total que a empresa recebe como resultados dos produtos
vendidos sem nenhuma dedução de nenhuma natureza. É a multiplicação
entre unidades de produto vendidas pelo preço de venda.
Este valor pode e deve contemplar provisões, ou “colchões” dos mais
diferentes tipos. Exemplo: Provisão para flutuação do dólar,
diferenças no frete entre estados, etc...
(-) deduções de imposto, devoluções de produtos, descontos
RECEITA LÍQUIDA
É o valor as vendas totais (-) as deduções.
Exemplo:
Receita Bruta de Vendas = 100.000,00
(-) Devoluções de Vendas= 10.000,00
(-) Descontos Comerciais = 1.000,00
(-) Impostos incidentes sobre vendas = 40.000,00
Receita Líquida = 49.000,00
Continuando...
(-) custo dos produtos vendidos
Estes custos estão relacionados a produção do bem ou serviço. Os
custos podem ser de várias natureza,s fixos ou variáveis, mas sempre
relacionados ao processo de produção.
LUCRO BRUTO
É resultado das dedução dos insumos. No caso de um distribuidor ou
varejo, as deduções estão relacionadas ao produto acabado. No caso
de um fabricante, os insumos correspondem a matéria prima.
Exemplo: continua....
Receita Bruta de Vendas = 100.000,00
(-) Devoluções de Vendas= 10.000,00
(-) Descontos Comerciais = 1.000,00
(-) Impostos incidentes sobre vendas = 40.000,00
Receita Líquida = 49.000,00
(-) Custos = 30.000,00
Lucro Bruto = 19.000,00
Um parêntese para dois conceitos extremamente importantes:
MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO
Uma pausa para entender um conceito extremamente importante. A
MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO.
· Margem é a diferença entre o valor da venda e total dos custos
mais despesas.
· Contribuição representa quanto efetivamente sobra de “dinheiro” da
venda para pagar as despesas fixas.
· Margem de contribuição unitária refere-se a quanto cada produto ou
serviço deve contribuir para pagar as despesas fixas totais da
empresa.
PONTO DE EQUILÍBRIO (ou BEP “break even Point”)
É o ponto em que o total das receitas é igual ao total das despesas.
Ou seja, onde o Lucro é igual a zero.
Veja que os custos fixos são estáveis e compreendem a “capacidade de
produção ou produtividade” da empresa para gerar determinado volume
de produtos ou serviços. Quando a produção ou produtividade atinge
seu pico, é necessário aumentar sua capacidade, portanto o custo
fixo. Nesta fase o “ponto de equilíbrio” muda de patamar exigindo um
volume de vendas maior e assim sucessivamente.
DRE – retornando...
DESPESAS
São os gastos administrativos e financeiros que não estão
relacionados ao processo de fabricação, mas são fundamentais para
operação como, por exemplo, aluguel, telefone, luz, salário, etc...
As despesas também podem ser fixas ou variáveis.
O controle das despesas é fundamental para maximização do lucro.
Normalmente estas despesas são as que surpreendem, ou seja, é como
na economia doméstica, você tem tudo no orçamento, mas não sabe onde
o dinheiro foi parar quando vê que está no negativo no fim do mês.
(*) aqui entram as despesas de financiamento bancário. Não se
esqueça de lançá-las nesta etapa. Os juros do financiamento
bancário, lançados como despesas, podem ficar um pouco menor
diferentemente de aporte de capital por sócios.
LUCRO ANTES DO IMPOSTO DE RENDA
Não esqueça que antes de “colocar o dinheiro no bolso” tem que pagar
o imposto de renda. Consulte a tabela do IRPF para saber qual a
alíquota correta.
Enfim... o LUCRO LÍQUIDO.
Exemplo: continua....
Receita Bruta de Vendas = 100.000,00
(-) Devoluções de Vendas= 10.000,00
(-) Descontos Comerciais = 1.000,00
(-) Impostos incidentes sobre vendas = 40.000,00
Receita Líquida = 49.000,00
(-) Custos = 30.000,00
Lucro Bruto = 19.000,00
(-) Despesas = 10.000,00
Lucro antes do IR = 9.000,00
(-) impostos
Lucro líquido= ( deve ser positivo! )
Não menos importante, aí vem a última ferramenta - o FLUXO DE CAIXA
Esta ferramenta é fundamental para negócios que vendem muito a
prazo.É também essencial para novos negócios que “fantasiam” que vão
receber de seus credores tudo em dia, assim que vencerem as faturas.
A empresa precisa tomar cuidados especiais nas despesas que parecem
pequenas e insignificantes, mas que são verdadeiros “incineradores”
de dinheiro como, por exemplo:
· Descontos especiais sem contrapartida em volume de vendas.
· Créditos concedidos a maus pagadores conhecidos.
· Extensão de prazo de pagamento para o cliente sem renegociar o
prazo de pagamento com os fornecedores.
O exercício de fluxo de caixa é diferença entre as fontes de receita
versus custos e despesas. De preferência o resultado deve ser
positivo! Utilize qualquer formato que melhor se adapte a realidade
da empresa considerando:
A. FONTES DE ENTRADA
VENDAS À VISTA
% das vendas totais feitas à vista.
VENDAS A PRAZO
% das vendas totais feitas a prazo. Para fazer este cálculo encontre
o prazo médio de vendas a crédito. Se o prazo médio é 30 dias, o
valor colocado neste item está relacionado às vendas do mês
anterior. Se for de 60 dias, de dois meses atrás e assim por diante.
Aqui as coisas exigem somente disciplina, o cálculo continua
simples. Apesar da simplicidade é muito fácil perder o controle e
não saber quanto tem para receber.
EMPRÉSTIMOS DE CURTO PRAZO
Total Banco A
Total Banco B
EMPRÉSTIMOS DE LONGO PRAZO
NOVOS APORTES
B. FONTES DE SAÍDA
(-) despesas gerais
(-) fornecedores
(-) salários
(-) comissões
(-) amortização de empréstimos
(-) outro
C. SALDO
Saldo da semana
Saldo acumulado
“Muitas vezes nós medimos tudo e não entendemos nada. As três coisas
mais importantes a medir em um negócio são: a satisfação dos
clientes, a satisfação dos empregados e o fluxo de caixa.” - Jack
Welch
Nori Lucio Jr. é fundador da brandMe, consultoria especializada em
planejamento estratégico. - 20 anos de experiência na indústria de
tecnologia, com passagens pela gerência de marketing e comunicação
na Intel® e Microsoft®. Formado em marketing, com especializações no
Brasil e exterior, respondeu pelo desenvolvimento de vários projetos
relacionados a construção de marca, marketing & comunicação e
desenvolvimento de canais de venda no Brasil, América Latina e
Estados Unidos.