Programa e Projetos
Por Wagner Herrera
24/05/2007
Escrever sobre programas e projetos pode parecer redundante, uma vez
que um é o coletivo do outro, porém as acepções tem detalhes que
merecem atenção.
Programa - Conjunto de projetos homogêneos, integrados e temporários
com uma finalidade precípua. Os programas, geralmente, são
referenciados à ações não perenes, como os programas sociais
(chamamentos públicos às contribuições, prevenções, engajamento...),
educacionais (propaganda de conscientização ...); políticos
(campanhas de esclarecimento, auto-promoção ...); institucionais
(fixação da imagem, marca); promocionais (publicidade de
lançamentos...) ... com prazo pré-determinado de duração (início,
meio e fim) e se prestam à um intento exclusivo e singular.
Projeto é um esforço temporário empreendido para alcançar um
objetivo específico e único motivado pela demanda particular de uma
entidade. É um trabalho empreendido com responsabilidade de execução
e resultado esperado, com quantificação de benefícios e prazo de
execução pré-estabelecidos considerando os recursos humanos,
financeiros, materiais e de equipamento, bem como as áreas
envolvidas necessárias ao seu desenvolvimento.
As organizações estruturadas em projetos são notoriamente as
voltadas ao desenvolvimento: empresas de arquitetura e construção,
laboratórios de pesquisa, engenharia de produtos, propaganda e
marketing ...
Um projeto só tem razão de ser quando da criação de algo novo, com
características únicas ou de transformação, mudança de algo
existente, porém com novos atributos. O desenvolvimento de um
projeto pressupõe inovação, de dinâmica de ruptura, de mudança, de
superação em busca de novos patamares de valor e desempenho.
Exemplos:
Desenvolver um novo produto ou serviço;
Implementar uma mudança organizacional;
Desenvolver ou adquirir uma nova tecnologia;
Empreender uma campanha política, sócia, educacional ...;
Criar um sistema de abastecimento para uma comunidade carente;
Implementar um novo procedimento ou processo gerencial;
Programar um evento, uma viagem de férias...
Por seu caráter único os projetos / programas não são medidos pelos
mesmos indicadores de desempenho como nos processos e sim por
indicadores de resultado (lagging indicators):
- inputs: recursos aplicados nas atividades; (as variáveis: horas
trabalhadas, materiais consumidos, equipamentos depreciados, etc.)
- outputs: bens / serviços obtidos; (total de horas-aula consumidas
num programa nacional de erradicação do analfabetismo, alunos
alfabetizados)
- outcomes - atingimento dos objetivos desejados; (indicam o
resultado das metas alcançadas / metas estipuladas ou pesquisas de
opinião).
Com o objetivo de organizar o conhecimento sobre gerenciamento de
projetos, o PMI (Project Management Institute) – entidade mundial,
sem fins lucrativos disseminadora e reguladora da metodologia -
PMBoK (Project Management Body of Knowledge) defini nove áreas do
corpo de conhecimento para o gerenciamento de projetos e cinco
etapas em gerência de projetos:
- Gerenciamento da Integração: assegurar que os diversos elementos
do projeto estão adequadamente coordenados.
- Gerenciamento do Escopo: assegurar que o projeto inclua todo o
trabalho necessário, e tão somente o trabalho necessário, para
complementar de forma bem sucedida o projeto, relativamente aos
requisitos desejados pelo cliente.
- Gerenciamento do Tempo: assegurar que o projeto será implementado
no prazo previsto.
- Gerenciamento do Custo: assegurar que o projeto será concluído
dentro do orçamento aprovado.
- Gerenciamento dos Riscos: identificação, análise e resposta aos
riscos do projeto.
- Gerenciamento dos Recursos Humanos: possibilitar o uso mais
efetivo das pessoas envolvidas com o projeto.
- Gerenciamento da Qualidade: garantia conformidade para satisfação
das necessidades para as quais ele foi empreendido.
- Gerenciamento da Contratação: (Aquisições) obtenção de bens e
serviços demandadas na execução do projeto, externos à organização
executora.
- Gerenciamento da Comunicação: assegurar a geração, coleta,
distribuição, armazenamento e pronta apresentação das informações do
projeto.
Gerência de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades e
técnicas para projetar atividades que visem atingir os requisitos do
Projeto (escopo, prazo, custo e qualidade, recursos...)
As etapas de gerenciamento, derivadas do ciclo PDCA (Deming) são:
- Iniciação: autorização do projeto ou fase
- Planejamento: definição e refinamento dos objetivos e seleção da
melhor alternativa de ação para atingir os objetivos do projeto.
- Execução: coordenar atividades e recursos para realizar o plano.
- Controle (acompanhamento, avaliação): assegurar o atingimento dos
objetivos pela monitoração contínua do processo para detetar
variações e tomar ações corretivas.
- Encerramento: formalizar a aceitação do projeto e encerrar de
forma organizada.
Profissionais com formação e experiência consistentes em projetos
são altamente valorizados, posto que a quantidade de trabalhos que
não atingem a eficácia esperada é numerosa: parte deles não são
concluídos, outros o são fora de prazo e orçamento e outros, ainda
não satisfazem os requisitos definidos. Tudo isso somado provoca
grande demanda por profissionais competentes.
Wagner Herrera é Graduado em Ciência da Computação e Engenharia de
Producao na Universidade Mackenzie (SP) e pós-graduação em
Administração Estratégica no IESC- Instituto de Ensino Superior
Camões (Ctba-PR)