3 dicas importantes para
gerenciar melhor seu próprio tempo
Como usar corretamente uma lista de tarefas
Escrever uma lista de tarefas leva tempo, mas
economiza tempo no final porque ajuda você a se
concentrar mais nas tarefas que você realmente
precisa fazer. Assim, você não perderá tempo com
tarefas que não são importantes e também consomem
tempo.
Às vezes, as listas de tarefas são fáceis de
ignorar, pois o risco é que acabemos enchendo demais
a lista e nos sintamos sobrecarregados, então
simplesmente a ignoramos. Um truque é escalonar suas
tarefas 'a fazer' em listas gerais, mensais,
semanais e diárias e com as tarefas movendo-se
gradualmente de uma lista para outra até chegar à
lista diária.
Além disso, é uma boa prática escrever a lista
diária na noite anterior. Isso é para que, ao
acordar de manhã, você já tenha visualizado essa
lista e possa começar a correr.
Para a lista diária, tente escrever apenas 6
tarefas. Nem mais nem menos (muito poucos e podem
não ser suficientes, muitos e você se sentirá
sobrecarregado e desapontado quando perceber que não
pode concluir todas as tarefas em um dia). Em
seguida, priorize as tarefas em ordem de importância
de 1 a 6. Tente concluir ou gastar uma grande parte
do tempo trabalhando pelo menos na tarefa mais
importante. Em seguida, passe para as outras tarefas
em ordem.
Integre a lista de 'a fazer' em seu calendário.
Dessa forma, não será uma entidade abstrata, mas
você poderá visualizá-la como intervalos de tempo em
seu calendário.
A regra dos 80% a 20%
Certifique-se também de focar no que conta não é o
número de tarefas que realizamos, mas o número de
resultados que obtemos de cada atividade. De acordo
com o princípio de Pareto, 80% dos efeitos vêm de
apenas 20% das causas! Então, 80% dos resultados vêm
de 20% das atividades que fazemos.
Além disso, faça a tarefa mais importante no início
do dia e faça disso um hábito. É fácil começar o dia
cheio de curiosidades e se deixar levar, apenas para
descobrir que passamos a maior parte do dia em
questões não importantes e nem começamos a trabalhar
nessa tarefa importante!
Por que procrastinamos
Falta de paixão ou motivação . - Produtividade,
paixão e tempo estão conectados. Então, se você não
tem paixão ou motivação para fazer algo, é mais
provável que você procrastine. Se você tiver que
fazer algo que não gosta, pense na recompensa por
fazer essa tarefa.
Medo do fracasso (às vezes devido ao perfeccionismo
- É importante fazer as coisas bem, mas a perfeição
não existe. Então, buscar a perfeição pode te
atrasar e até te impedir de agir, pois você sente
medo de não conseguir entregar um determinado
padrão.
Sentindo-se sobrecarregado (se perguntando por onde
começar) - A solução para isso é dividir os projetos
em tarefas menores para que você aborde cada projeto
um passo de cada vez.
Recursos insuficientes - Se for esse o caso,
reavalie o que você está fazendo. A tarefa é
realizável ou relevante? Crie os recursos que você
precisa primeiro.
Sem prazo claro - Se uma tarefa não tiver um prazo
claro, crie um você mesmo. Como vimos antes quando
falamos sobre metas SMART, é necessário um limite de
tempo para que você não fique tentado a arrastar uma
tarefa para sempre.
Como superar a procrastinação
Concentre-se no quadro geral e nas recompensas! -
Lembre-se sempre do quadro geral e das recompensas.
Além disso, seja positivo e otimista, pois a
pesquisa mostra que uma mentalidade positiva é a
chave para alcançar o que você deseja fazer.
Defina prazos - Você precisa ter uma data de término
em mente se quiser que uma tarefa se arraste
indefinidamente.
Divida as metas em tarefas menores - Como já
mencionado, se você dividir as metas em tarefas
menores e fáceis de alcançar, não se sentirá
sobrecarregado.
Definir metas - Isso é essencial para ficar de olho
no quadro geral e saber o que queremos alcançar.
Diga 'eu escolho' em vez de 'tenho que' - Esta é uma
estratégia para fazer você se sentir mais
empoderado. Se você sentir que escolheu uma tarefa e
que ela não lhe foi imposta, você se sentirá mais
motivado. Apenas mudar a maneira como você fala as
coisas pode fazer uma grande diferença na sua
mentalidade.
Remova as distrações - Isso é para que você possa se
concentrar e não tenha desculpas para interromper o
que está fazendo.